STANDORTBESTIMMUNG FÜR DIE DIGITALE VERWALTUNG Standardisierte Prozesse garantieren eine effiziente Abwicklung: Zu Beginn wird gemeinsam mit der Gemeinde in einer umfassenden Analyse der aktuelle Digitalisierungsgrad erhoben. Die Ergebnisse werden in einer Digitalisierungs-Checkliste festgehalten. Gemeinsam werden Optimierungspotenziale identifiziert, Maßnahmen abgeleitet und geplant. Auf Wunsch begleitet Kufgem anschließend die Umsetzung der einzelnen Schritte und stimmt diese über das Projektmanagement-Tool AIO Smartwork mit der Gemeinde ab. Dabei spielt auch die Einführung von k5|Next mit der zentralen Person eine wichtige Rolle. DURCHDACHTES PROJEKTMANAGEMENT VOM START BIS ZUM ERFOLGREICHEN ABSCHLUSS AIO Smartwork kommt bereits in der Analysephase zum Einsatz: Den einzelnen Bereichen in der Gemeinde werden spezifische Fragen zugeordnet, die eine schnelle und einfache Bewertung ermöglichen. Diese Bewertung kann weitgehend von der Gemeinde selbst durchgeführt werden, auch Fälligkeiten und Verantwortlichkeiten lassen sich definieren und zuordnen. IN DER GEMEINDEPRAXIS ERFOLGREICH Einige Gemeinden haben bereits mit der digitalen Standortbestimmung begonnen und arbeiten aktiv an der Bewertung und der Umsetzung der Maßnahmen in den einzelnen Fachbereichen. Durch die Bearbeitung der einzelnen Punkte konnten zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten identifiziert werden. „Das Projekt bietet einen umfassenden Überblick über die derzeitige Nutzung der k5 Programme in der Gemeinde sowie die noch ungenutzten Möglichkeiten. Damit können viele offene Punkte umgesetzt werden“, freut sich Michael Kienzler, Amtsleiter der Gemeinde Fritzens, auf die nächsten Schritte in Richtung einer vollständig digitalen Verwaltung. Elisabeth Maier, Leiterin der Finanzverwaltung in Stumm im Zillertal, ist von den identifizierten Maßnahmen überzeugt: „Gemeinsam als Team ist es uns gelungen, viele Bereiche in der Gemeinde Stumm durch die Digitalisierung zu optimieren. Besonders die Umstellung auf den digitalen Rechnungsworkflow und der Einsatz der elektronischen Übermittlung haben unseren Arbeitsalltag erleichtert. Zusammen mit Kufgem konnte die Digitalisierung rasch umgesetzt werden und bei anfänglichen Schwierigkeiten stand uns das Kufgem Team stets unterstützend zur Seite. Danke dafür!“ Auch bei Kufgem ist man vom Nutzen der Standortbestimmung überzeugt, wie Prokurist Markus Schwab, verantwortlich für den Bereich Digitalisierung und k5|Next, erklärt: „Wir stellen immer wieder fest, dass der Funktionsumfang der k5 Lösungen und das Zusammenspiel aller Module in der Praxis nicht ausgeschöpft werden. Mit dieser Analyse wird das Potenzial für die jeweilige Gemeinde individuell und übersichtlich dargestellt – davon profitieren alle Beteiligten.“ AWARDS – ÖSTERREICHS DIGITALSTE GEMEINDEN GESUCHT In zahlreichen Gemeinden werden bereits Digitalisierungsprojekte und -maßnahmen umgesetzt. Diese Gemeinden möchten wir einladen, ihre erfolgreichen Projekte bei Awards und Auszeichnungen wie dem Österreichischen Verwaltungspreis oder dem Kommunalimpuls Award einzureichen. Kufgem unterstützt interessierte Gemeinden dabei kostenlos. ICH BERATE SIE GERNE! ELENA ONGARO ongaro@kufgem.at +43 5372 6902 -728 RUND UM k5
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