MEHR EFFIZIENZ DURCH DIGITALISIERTE ARBEITSABLÄUFE In Oberalm ist k5 DMS kein neuer Begriff. Bereits seit Jahren wird das Dokumentenmanagementsystem in der Gemeinde eingesetzt. Um von allen Vorteilen der Lösung profitieren zu können, sollten sämtliche Module genutzt werden. Genau darauf legt Amtsleiterin Petra Holl Wert: „Für mich ist es besonders wichtig, dass alle Kolleginnen und Kollegen jederzeit Zugriff auf die für sie relevanten Informationen haben. Interne Abläufe sind mit k5 DMS transparent, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar. Außerdem ist es die perfekte Verbindung zu k5 Finanzmanagement, k5 Verfahren, ins Steueramt und zu Session.“ DIE GEMEINDE OBERALM ARBEITET MEDIENBRUCHFREI MIT K5 DMS k5 DMS ist die zentrale und strukturierte Ablage für die Gemeindeverwaltung in Oberalm und alle angebundenen k5 Lösungen. Die medienbruchfreie Bearbeitung von Akten und Dokumenten erfolgt in k5 DMS. Schriftstücke werden mithilfe von Online-Formularen, durch k5 Scan oder mit der k5 Outlook-Anwendung digital erfasst und in einem elektronischen Akt abgelegt. Postausgänge wie Bescheide werden direkt in k5 DMS erstellt, amtssigniert und über die duale Zustellung elektronisch versendet. „Unsere internen Prozesse wurden optimiert und deutlich beschleunigt. Davon profitieren nicht nur wir in der Verwaltung, sondern auch die Bürgerinnen und Bürger von Oberalm“, ist Petra Holl überzeugt. RECHNUNGEN UND BESTELLUNGEN WERDEN AUTOMATISCH VERARBEITET Die automatisierte Rechnungserkennung und die digitale Rechnungsabzeichnung sind weitere Bausteine, die in Oberalm zum Einsatz kommen. Nach der Erfassung von digitalen Belegen in k5 DMS werden Rechnungsdaten wie der Lieferant oder die Rechnungsnummer automatisch ausgelesen und in k5 Finanzmanagement übernommen. Die rechnerische und sachliche Prüfung sowie die Freigabe durch die befugte Person erfolgt direkt in k5 DMS. Außenstellen der Gemeinde unterzeichnen die Rechnungen digital und müssen zur Freigabe nun nicht mehr in das Gemeindeamt kommen. Nach der Freigabe wird die Rechnung von der Buchhaltung bezahlt. Ganz ähnlich ist das Bestellwesen der Gemeinde Oberalm in k5 DMS integriert. Via Online-Formular wird eine Bedarfsmeldung erstellt und mit allen dazugehörigen Dokumenten, beispielsweise Schriftverkehr und Vergleichsangeboten, zentral abgelegt. Die Prüfung der Kostenstellendeckung erfolgt durch die Buchhaltung, anschließend wird in k5 Finanz- MARKTGEMEINDE OBERALM: Einwohner*innen: 4357 Gemeindebedienstete: 12 Kufgem Lösung: k5 DMS Fazit: Transparente Abläufe und zentraler Informationszugriff mit k5 DMS management eine Bestellung erfasst und der Freigabeprozess gestartet. Der Mitarbeitende, der die Bestellung angefragt hat, wird automatisch über den Abschluss des Freigabeprozesses informiert und kann die Bestellung auslösen. Nach dem Erhalt der Rechnung kann die Bestellung mit der Rechnung aufgelöst werden. Die Details konnten bereits von der Bestellung übernommen werden. DIGITALISIERUNG IST TEAMARBEIT Eine erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten gelingt nur mit guter Teamarbeit, ist Amtsleiterin Holl überzeugt: „Alle Beteiligten ziehen idealerweise an einem Strang. Für uns in der Gemeinde hat die Digitalisierung hohe Priorität. Dank der zuverlässigen Beratung durch das Kufgem-Team und der integrierten Softwarelösung haben wir einen wichtigen und vor allen nachhaltigen Schritt in die digitale Zukunft gemacht.“ RUND UM k5 SALZBURG OBERALM
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