AUSGABE NR. 31 / OKTOBER 2024 Die neue Arbeitswelt KI verstehen und anwenden KI trifft auf GEM2GO Bürger*innen schneller, besser und einfacher erreichen IT-Sicherheit der Zukunft Wie KI vor Cyberangriffen schützt KÜNSTLICHE INTELLIGENZ Von Menschen für Menschen.
Impressum: Herausgeber: Kufgem GmbH, Fischergries 2, 6330 Kufstein, 05372 6902, info@kufgem.at, www.kufgem.at, Firmenbuchnummer: 56489y, Firmenbuchgericht: LG Ibk. Auflage: 2.000 Stück; Erscheinung: 2-mal pro Jahr Kontakt zur Redaktion: Christina Naschberger-Glöckner, gloeckner@kufgem.at, 05372 6902-690 Grafik & Layout: Oberhuber & Kuen Kommunikation GmbH, Kufstein Fotos: Stadtwerke Kufstein, Alex Gretter Fotografie, Microsoft, Innovationszentrum Kufstein, STIHL Tirol, AdobeStock/Martin Exenberger, Titelbild: KI generiert Druck: Aschenbrenner, Kufstein. Das Kufgem Journal wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt. Die Autor*innen haben die Beiträge eigenständig recherchiert und verfasst. Wenn Angabe über Druckerei nicht im Impressum mit Firmenname! Bei Angabe über Druckerei im Impressum ohne Firmenname! UMWELTZEICHEN
Liebe Leserinnen und Leser, beim diesjährigen Kufgem Kundentreffen durften wir Sie intensiv über das Thema Künstliche Intelligenz (KI) informieren. Es ist beeindruckend, was diese Technologie heute bereits leisten kann: Die Erstellung von Texten, Bildern und Videos - all das scheint für alle ohne Wissen und Aufwand möglich zu sein. Einfach durch die Eingabe einiger Zeilen Text in einem KI-Programm. Wenn wir innehalten und genauer darüber nachdenken, wird klar: Bei allem Nutzen, den diese neue Technologie stiften kann, bleibt etwas ganz Wichtiges – der Mensch. Künstliche Intelligenz greift auf das von menschlicher Intelligenz geschaffene Wissen zurück. Und die Nutzung sowie ein vernünftiger Umgang erfolgen ebenfalls durch uns. Das ist gut so, denn wie bei allen technologischen Fortschritten sollte eines im Mittelpunkt stehen: KI soll den Menschen unterstützen, das Leben erleichtern und die Weiterentwicklung fördern. Neben dem Thema KI ist die Sicherheit im digitalen Raum von großer Bedeutung. Kufgem hat sich hier seit Jahren als verlässlicher und kompetenter Partner positioniert. Betrugsfälle werden immer ausgeklügelter und Angriffe auf digitale Infrastrukturen häufen sich. Daher ist Vorsorge notwendig: Stichwort NIS-2-Richtlinie für Cybersicherheit. Wie beim Thema Datenschutz stehen wir alle vor interessanten Herausforderungen und werden unsere Kundinnen und Kunden praxisnah bei den benötigten Maßnahmen unterstützen. Natürlich bleiben wir mit unseren Softwarelösungen am Puls der Zeit. Das beweist unsere Investition in k5|Next. Dieser neue Standard für die effiziente Abwicklung von Verwaltungsprozessen konnte bereits zahlreiche Gemeinden überzeugen, etwa mit einer noch benutzerfreundlicheren und effizienteren Wahlabwicklung. Mit dem bestehenden k5|Next als Basis, mit Mein Amt und den zukünftigen Lösungen, die auf unserer Vision aufbauen, gehen wir voran. Was verbindet all diese Themen? Unser Leitspruch „Gemeinsam. Digital. Erfolgreich.“ Als aktives und innovatives IT-Unternehmen mit umfassendem Know-how und jahrelanger Erfahrung bereiten wir uns auf die für Sie wichtigen Themen vor und teilen unser Wissen mit Ihnen. Gemeinsam bringen wir die Digitalisierung voran, mit dem Ziel, die Arbeit in der Gemeindeverwaltung effizienter, einfacher und erfolgreicher zu gestalten. Was uns bei allen Themen antreibt? Als Partner auf Augenhöhe stehts die besten Lösungen für Sie zu finden! Vielen Dank, Ihr Florian Schletterer Geschäftsführer Kufgem GmbH DIE ZEICHEN DER ZEIT ERKENNEN DIGITALE VORREITER ZU UNTERSTÜTZEN, TREIBT UNS AN EDITORIAL
KI VERSTEHEN UND ANWENDEN Kufgem ist von den zahlreichen Vorteilen der künstlichen Intelligenz überzeugt, sowohl für die Mitarbeitenden im Unternehmen als auch für die Optimierung von Verwaltungsabläufen. KI bietet Lösungen zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und unterstützt bei komplexen Entscheidungen. Durch ihren Einsatz können Verwaltungsprozesse in den Gemeinden effizienter gestaltet werden, was erheblich Zeit und Ressourcen spart. Hier steht das Thema KI erst am Anfang. Die Herausforderung besteht darin, passende und nützliche Lösungen zu finden und in Anwendungen umzusetzen. Kufgem investiert dabei jetzt schon in neue Entwicklungen und treibt die Integration von KI voran, etwa im eigenen AIO-Ticketsystem. Solche Integrationen in eigene Prozesse sind essenzielle Schritte um die Effizienz zu steigern und um wichtige Erfahrungen zu sammeln. KI UND DATENSICHERHEIT Neue Technologien bringen neue Herausforderungen mit sich, wobei die Datensicherheit eine der wichtigsten Fragen ist. Wie lassen sich sensible Informationen schützen? Kufgem setzt auf rigorose Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Weiterbildung der Mitarbeitenden. Nur so kann der sichere Einsatz von KI gewährleistet werden. Letztlich kommt es auf das produktive Zusammenspiel zwischen Menschen und KI an. KÜNSTLICHE INTELLIGENZ UND DIE NEUE ARBEITSWELT „In Zukunft erledigt alles die KI!“ – eine Aussage, die häufig zu hören ist. Nicht zu Unrecht, denn KI wird die Art, wie wir arbeiten, verändern. Doch bis dahin gibt es noch viel zu tun. Es gilt, sich mit der Anwendung der neuen Technologie auseinanderzusetzen sowie Einsatzmöglichkeiten auszuloten und zu erkennen. 4
Beeindruckende künstlich generierte Bilder und Texte in Fachmedien weckten das Interesse der Kufgem Mitarbeitenden. Doch was genau ist KI und wie setzt man sie sinnvoll ein? „KI-STUDIUM“ AN DER FACHHOCHSCHULE KUFSTEIN Die Geschäftsleitung von Kufgem hat die Wichtigkeit von künstlicher Intelligenz erkannt. Eine eigens eingerichtete Projektgruppe arbeitet intensiv an diesem umfangreichen Thema – sowohl für die interne Arbeit als auch für den Einsatz bei Kundinnen und Kunden. In einem ersten Schritt hat man die Fachhochschule Kufstein als wissenschaftlich erfahrenen Partner gewonnen. In einer umfassenden Weiterbildungsaktion erhielten 145 Kufgem Mitarbeitende an der FH Kufstein eine Grundlagenschulung zum Thema KI. Wir stellten dazu Daniel Hotter, Ausbildungsexperte bei Kufgem, drei Fragen: Warum belegen Kufgem Mitarbeitende Schulungen an der FH Kufstein? Um eine Vorreiterrolle für unsere Kundinnen und Kunden im Bereich der künstlichen Intelligenz einzunehmen, prüften wir mehrere Anbieter und entschieden uns für die FH Kufgem-Mitarbeitende lernten an der Fachhochschule Kufstein die Einsatzmöglichkeiten von KI kennen. Kufstein. Die bereits vorhandene Expertise mit künstlicher Intelligenz kombiniert mit der hohen pädagogischen Kompetenz überzeugten uns. Die erfolgreiche Zusammenarbeit bei früheren Projekten bestärkte die Entscheidung. Was waren die wichtigsten Inhalte? Die Schulungen umfassten grundlegende und fortgeschrittene Themen der künstlichen Intelligenz: allgemeine Grundlagen, Erstellung von Prompts, effektive Kommunikation mit KI-Systemen sowie Aufbau und Funktionsweise von KI-Technologien. Zudem wurden die Funktionsweise und Anwendungsmöglichkeiten der Text-, Bild- und Videogenerierung inklusive Möglichkeiten zur Integration in den Arbeitsalltag behandelt. Wie profitieren Mitarbeiter*innen und Kufgem davon? Die Resonanz war sehr positiv. Viele Mitarbeitende, zuvor nicht mit künstlicher Intelligenz vertraut, zeigten nach der Schulung großes Interesse und Begeisterung dafür. Das erworbene Wissen vertiefen die Mitarbeitenden nun in ihrer täglichen Arbeit und nutzen es bei der Entwicklung neuer Ideen. KI-AUSBILDUNG FÜR MITARBEITENDE KUFGEM LERNT KÜNSTLICHE INTELLIGENZ KENNEN
Bei Kufgem in Zirl trafen sich zahlreiche interessierte Führungs- und Fachkräfte aus den Gemeinden, um sich über das Thema KI zu informieren. KI-WORKSHOP FÜR ENTSCHEIDER*INNEN WISSENSVORSPRUNG FÜR GEMEINDEN Das von Kufgem entwickelte Fachwissen für Mitarbeitende diente als Grundlage für einen KI-Workshop für Entscheiderinnen und Entscheider in Gemeinden. Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Amtsleitende, Führungs- und Fachkräfte erhielten in einem ersten Workshop Einblicke in die Grundlagen von KI-Anwendungen und sammelten praktische Erfahrung. HANDS ON KI Der Workshop-Charakter ermöglichte es, direkt und praxisorientiert mit KI-Lösungen zu arbeiten. Die Anwendungsmöglichkeiten in Gemeinden sind äußerst vielfältig: KI kann Texte für Einladungsschreiben von Veranstaltungen oder die Gemeindewebsite erstellen, Dokumente zusammenfassen, Protokolle führen oder als Chatbot auf der Gemeindewebseite fungieren. Kremsmünster in Oberösterreich nutzt bereits erfolgreich einen solchen KI-Chatbot. EINHEITLICHER WISSENSSTAND Solche Workshops helfen dabei, informiert zu bleiben, da fast täglich neue Lösungen und Anwendungen auf den Markt kommen. Kufgem erarbeitet zudem ein neues Schulungskonzept für Gemeindemitarbeiterinnen und -mitarbeiter. Der größte Nutzen dieser Workshops: Ein einheitlicher Wissensstand erleichtert die Kommunikation untereinander und die Einführung kommender KI-basierter Lösungen in den Gemeinden. Im Herbst 2024 sind weitere Workshops für Führungskräfte in Tirol und Salzburg geplant. 6
Sie sprießen wie Pilze aus dem Boden und täglich kommen neue oder verbesserte KI-Tools auf den Markt. Einen Überblick zu behalten, ist schwer und es stellen sich Fragen: Was soll man einsetzen? Was ist die bessere Lösung? Brauche ich das unbedingt? Was kostet das? Darüber hat sich auch Kufgem Gedanken gemacht. Da alle betreuten Gemeinden mit Microsoft Office arbeiten, fiel die Wahl auf die chatGPT-basierende KI von Microsoft: Microsoft Copilot. KI IST IN DER LAGE, DIE ARBEIT IN DER GEMEINDE EINFACHER ZU GESTALTEN. HIER DREI BEISPIELE: 1. Der Copilot-Chat kann schnelle Zusammenfassungen von Projektbeschreibungen, Besprechungen, E-Mail- Nachrichten oder PDFs zusammenstellen. So finden Sie rasch heraus, was fällig ist, erhalten die neuesten Updates für ein Projekt oder können Mitteilungen von Mitarbeitenden oder Vorgesetzten schnell finden. 2. Schriftstücke über Ideen oder neue Inhalte können auf Basis Ihrer Vorgaben und Richtlinien schnell und unkompliziert erstellt werden, bis hin zu einer Agenda oder Zusammenfassung. Verweisen Sie dazu einfach in Ihrer Eingabeaufforderung auf Ihr Quellmaterial. 3. Copilot liefert schnell die Antworten, die Sie benötigen: Sie können Fragen zu bestimmten Dateien oder Nachrichten stellen oder sogar nach Informationen suchen, von denen Sie zwar wissen, dass sie existieren, aber nicht, wo sie gespeichert sind. Größter Vorteil und Mehrwert ist sicherlich die nahtlose Integration in bestehende Microsoft Software wie Outlook, Word oder PowerPoint. Zur kostenlosen Variante über den Browser Bing gibt es für Microsoft Copilot eine kostenpflichtige Lizenz, die leistungsfähiger ist und zu bestehenden Microsoft Lizenzen hinzugefügt werden kann. KI-KOMPETENZZENTRUM KUFSTEIN KI ALS „COPILOT“ REGIONALE KOMPETENZ STÄRKEN MICROSOFT COPILOT EFFIZIENT NUTZEN Um KI-Kompetenz in die Region zu bringen, haben sich zwölf führende Kufsteiner Unternehmen, Institutionen und Start-ups zusammengeschlossen, um ein KI-Kompetenzzentrum einzurichten. Als innovativer Vorreiter ist auch Kufgem beteiligt. IM FOKUS: VERNETZUNG & AUSTAUSCH Das Zentrum dient als zentrale Anlaufstelle für Beratung, Weiterbildung und Forschung im Bereich Künstliche Intelligenz und fördert den regelmäßigen Austausch und die Vernetzung auch nach Bayern. Die FH Kufstein als Projektträger bietet mit dem Kompetenzzentrum eine Plattform für regionale Beratung und Weiterbildung zu KI-Innovationen. Es soll die Unternehmen der Region nicht nur fit für den Einsatz von künstlicher Intelligenz machen, sondern auch innovative Projekte und Lösungen für die Berufswelt entwickeln. Kufgem bringt dabei seine Expertise im technischen Bereich und der kommunalen Verwaltung ein. Neben Gründer*innen und Start-ups sind zahlreiche Teilnehmer*innen aus renommierten regionalen Unternehmen an dem Projekt beteiligt. KUFGEM BIETET FÜR MICROSOFT 365 COPILOT PASSENDE LIZENZEN UND SCHULUNGEN. Wenn Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten dieser KI-Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Gemeinde wissen wollen, dann schreiben Sie uns ein E-Mail an info@kufgem.at
KOMMUNAL & DIGITAL 10 GEM2GO Copilot Mit dem neuen KI-Tool lassen sich Online-Inhalte für Bürger*innen einfach, schnell und professionell erstellen. 12 Starker Online-Auftritt Dank Redesign mit GEM2GO erfüllt die Marktgemeinde Telfs alle Anforderungen an einen zeitgemäßen Online-Auftritt. 14 Im Kindergarten geht’s voran Zahlreiche neue Features machen HOKITA noch leistungsstärker und anwendungsfreundlicher. 16 Neues von FINK Die Lösung zur Zeiterfassung ist optimal auf die Bedürfnisse von Gemeinden abgestimmt. 18 Kommunalforum Die Online-Kursreihe mit Fachexpert*innen geht in die nächste Runde und präsentiert wieder wertvolles Praxiswissen für die Gemeindeverwaltung. 21 Bürgernähe online erleben Mein Amt ermöglicht Behördengänge bequem von zu Hause aus. Bürger*innen und Gemeindebedienstete profitieren von den schnelleren Prozessen. 22 Erfolgreiche Wahl-Premiere k5|Next_Wahl ist seit Juni 2024 erfolgreich im Einsatz. Anwender*innen schätzen besonders die intuitive Handhabung. 24 Neumarkt feiert k5|Next Erfolg Seit einem Jahr nutzt die Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee k5|Next und zieht positive Bilanz. 26 Effiziente Finanzverwaltung für Heime Mit k5 Finanzmanagement führen Wohn- und Pflegeheime ihre Buchhaltung transparent und rechtskonform. 28 Papierlose Gemeindeverwaltung in Oberalm Die Gemeinde Oberalm nutzt den vollen Funktionsumfang von k5 DMS und profitiert von einer medienbruchfreien Bearbeitung von Akten und Dokumenten. 30 Wie digital ist meine Gemeinde? Kufgem Expert*innen ermitteln den Digitalisierungsgrad von Gemeinden und optimieren Prozesse. 32 k5|Next und die Microsoft Cloud Als Cloud Lösung setzt k5|Next auf die höchsten Sicherheitsstandards von Microsoft. Inhalt RUND UM k5
34 Standortvernetzung spart Zeit und Geld Mit Voice over IP senkt die Stadtgemeinde Schwaz die Telefonkosten und erhöht den Komfort für die Nutzer*innen. 36 Wahrzeichen modernisiert Wie die Kufgem Expert*innen die IT-Infrastruktur der historischen Festung Kufstein erneuert haben. 38 Energie klug einsetzen Das Unternehmen „Strom vom Dach“ setzt bei der Abwicklung seiner Geschäftsprozesse erfolgreich auf VenDoc. 40 KI und IT-Sicherheit Mithilfe von KI erkennt Sophos Bedrohungen frühzeitig und bekämpft heimtückische Cyberangriffe. 42 Erfolgreiches Kundentreffen 2024 Im Kufsteiner Kultur Quartier gab es spannende Einblicke in die Welt der KI und wie sie die Arbeitswelt von morgen beeinflusst. 44 Kompetente Digitalisierung Die Ausbildung zum Digital Transformation Manager stärkt die Digitalisierungsexpertise von Kufgem Mitarbeiter*innen. 45 Personalia Die neuen Mitglieder der Kufgem Familie. 46 Lehrlinge erhalten Sozialzertifikat Kufgem Lehrlinge erlernen wichtige soziale Kompetenzen durch die youngCaritas Tirol. DIGITAL BUSINESS KUFGEM INSIGHTS
BÜRGER*INNEN SCHNELLER, BESSER UND EINFACHER ERREICHEN Ab Herbst 2024 profitieren Gemeinden und ihre Bürgerinnen und Bürger von einem neuen leistungsstarken KI-Tool. Der GEM2GO Copilot optimiert die kommunale Öffentlichkeitsarbeit, verbessert die Verständlichkeit von Dokumenten und stellt Informationen blitzschnell zur Verfügung. SMARTES KI-TOOL: GEM2GO C PILOT 10 Der Dokumentenerklärer macht Amtsinformationen für alle verständlich.
KOMMUNAL & DIGITAL TEXTGENERIERUNG: PROFESSIONELLE ONLINE-BEITRÄGE IM HANDUMDREHEN Mit dem GEM2GO Copiloten erstellen die Verantwortlichen in Gemeinden ganz einfach hochwertige Website-Inhalte. Es müssen nur ein Titel und Basisinformationen zum jeweiligen Thema eingegeben werden. Copilot analysiert und bereitet die Daten auf. Das Ergebnis sind ansprechende und professionell gestaltete Beiträge wie beispielsweise News und Veranstaltungshinweise samt Vorschautext, Keywords zur Suchmaschinenoptimierung und passenden Social Media Formaten. Zusätzlich schlägt Copilot geeignete Bilder vor, die ohne zusätzliche Kosten verwendet werden dürfen – ideal für Gemeinden, die über kein eigenes Bildmaterial verfügen. DOKUMENTENERKLÄRER: VERSTÄNDLICHE TEXTE FÜR ALLE Der Dokumentenerklärer des GEM2GO Copiloten macht komplexe Gemeindedokumente verständlich. Er übersetzt Texte in einfache Sprache oder in eine von 18 verfügbaren Fremdsprachen. So erreichen wichtige Mitteilungen auch diejenigen, die aufgrund von Sprachbarrieren sonst Schwierigkeiten haben, Amtsinformationen zu verstehen – ein wichtiger Schritt in Sachen Barrierefreiheit und Inklusion. CHATBOT: SCHNELLE HILFE BEI KOMMUNALEN ANLIEGEN Bei Fragen zu Förderungen, Gebühren, Zuständigkeiten, Verordnungen, Sitzungsprotokollen, der Amtstafel und Ähnlichem liefert der Chatbot in Sekundenschnelle kompetente Antworten in 18 Sprachen. So lassen sich viele Fragestellungen unabhängig von den Amtszeiten klären. Kann der Chatbot nicht direkt weiterhelfen, schlägt er alternative Lösungen vor. DIGITALE ZUKUNFT FÜR GEMEINDEN Zahlreiche Gemeinden in Österreich testen den GEM2GO Copiloten bereits. Michael Kölbl, Geschäftsführer der RIS GmbH, verspricht: „Mit unserem GEM2GO Copiloten starten wir die Reise, künstliche Intelligenz in die Verwaltung zu bringen – und das ist erst der Anfang. Wir werden kontinuierlich neue Lösungen entwickeln, um die Kommunikation zwischen der Bevölkerung und den Gemeinden noch effizienter und einfacher zu gestalten. Gemeinsam gehen wir in die digitale Zukunft.“ Der GEM2GO Copilot erstellt aus Ihren Informationen einfach und schnell professionelle Online-Beiträge. Michael Kölbl, Geschäftsführer der RIS GmbH, setzt auf KI in der digitalen Gemeindeverwaltung. LASSEN SIE SICH BEI IHRER TÄGLICHEN ARBEIT VON GEM2GO COPILOT UNTERSTÜTZEN: Kontaktieren Sie die GEM2GO Experten bei Kufgem unter +43 5372 6902 oder per E-Mail an info@kufgem.at.
STARKER ONLINE-AUFTRITT TELFS SETZT BEI WEBSITE-REDESIGN AUF GEM2GO Seit kurzem präsentiert sich die Marktgemeinde Telfs mit einer komplett neu gestalteten Website. Das moderne Design und die vielseitigen Funktionen erfüllen alle Anforderungen an einen zeitgemäßen Online-Auftritt. Wir haben mit Bernhard Stelzl, Leiter IT & EDV der Marktgemeinde Telfs, über den Relaunch gesprochen. Herr Stelzl, was war die Ausgangssituation? „Mit rund 400.000 Besucherinnen und Besuchern und mehr als 900.000 Seitenaufrufen ist www.telfs.at eine der meistgenutzten behördlichen Webseiten in Tirol. Der alte Webauftritt stammte aus dem Jahr 2015 und war in Sachen Funktionalität und Responsivität in die Jahre gekommen.“ Was waren die ausschlaggebenden Gründe für die Neugestaltung? „Die alte Website war nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Technik. Benutzerfreundlichkeit, Informationsfluss, Schnittstellenmanagement und Barrierefreiheit – es hakte an allen Ecken und Enden. Ein jahrelanger Wartungsstau tat sein Übriges, um einen kompletten Neustart zu wagen.“ Bernhard Stelzl, Leiter IT & EDV der Marktgemeinde Telfs, schätzt die Vielseitigkeit von GEM2GO. Mit übersichtlichem und ansprechendem Design präsentiert sich die Marktgemeinde Telfs im World Wide Web. 12
Welche Ziele haben Sie sich gesetzt? „Unser oberstes Ziel war es, den Bürgerinnen und Bürgern ein modernes Informations- und Kommunikationstool zur Verfügung zu stellen. Es galt, den Bereich Online-Formulare auszubauen, um Amtswege zu erleichtern. Vor dem Hintergrund, dass zwei Drittel aller Userinnen und User über ihr Smartphone auf die Website zugreifen, hatten wir dringenden Handlungsbedarf bei der Nutzerfreundlichkeit auf mobilen Endgeräten. Eine weitere Anforderung war die Integration einer digitalen Amtstafel. Außerdem sollte die neue Website zu 100 Prozent barrierefrei und datenschutzkonform sein.“ Warum haben Sie sich für Kufgem und GEM2GO entschieden? „In den Vorgesprächen wurde schnell klar: Kufgem hat ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse einer modernen Gemeindeverwaltung und die entsprechende Expertise für die Konzeption und Umsetzung eines Internetauftritts. Das Produkt ist in 1.200 Gemeinden bestens erprobt und der Preis war attraktiv.“ Wie lief das Projekt ab? „Unter der Leitung von Projektleiter Bürgermeister Christian Härting bildete sich ein Web-Kernteam aus vier Personen der Abteilungen EDV/ IKT, Öffentlichkeitsarbeit und Marketing. Nach der gemeinsamen Konzepterarbeitung wurde von Kufgem zunächst die neue Website erstellt und vom Kernteam sukzessive mit Inhalten befüllt. Nach mehreren Korrekturschleifen sind wir Mitte Juni mit einem Soft-Relaunch online gegangen. Derzeit erfolgen Schulungen der Abteilungsleiterinnen und -leiter. Sie werden künftig ihren jeweiligen Content selbst einpflegen.“ Gab es im Projektverlauf unerwartete Herausforderungen? „Im Grunde nicht. Eine Challenge war aber sicherlich das Umdenken in Richtung Nutzerfreundlichkeit, barrierefreies Texten und mobile Darstellung der Inhalte." Welches Fazit ziehen Sie nach dem Relaunch? „Wir sind sehr zufrieden – sowohl mit dem Projektverlauf als auch mit dem Ergebnis. Das GEM2GO CMS ist leistungsstark und die Umstellung KOMMUNAL & DIGITAL war einfacher als gedacht. Das Echo unserer Userinnen und User ist sehr positiv und alle anfangs definierten Anforderungen wurden erfüllt. Die Website ist einfach zu warten und aktuell zu halten. Der nächste Schritt ist die Integration der digitalen Amtstafel, außerdem sind wir dabei, ‚Meine Seite‘ für Unternehmen und Vereine marketingtechnisch breiter auszurollen.“ Vielen Dank Herr Stelzl für den umfassenden Einblick in das Projekt! Mit dem Relaunch ist die Website der Marktgemeinde Telfs bestens für die Zukunft gerüstet. Mit der GEM2GO App sind Informationen über die Marktgemeinde Telfs jederzeit abrufbar. IHRE GEMEINDEWEBSITE IST IN DIE JAHRE GEKOMMEN UND BRAUCHT EIN REDESIGN? Kontaktieren Sie das GEM2GO Team. Die Kufgem Web-Experten freuen sich auf Ihr Projekt. MARKTGEMEINDE TELFS: Einwohner*innen: 16.271 Gemeindebedienstete: 400 Produkt: GEM2GO Fazit: Kommunales Webdesign am Puls der Zeit TIROL TELFS
IM K NDERGARTEN GEHT’S VORAN NEUE FEATURES IN HOKITA 14
Bei HOKITA steht die Zeit nie still – weder bei der Betreuung im Kindergarten noch bei technischen Anpassungen oder Verbesserungen der Benutzeroberfläche. Kontinuierlich wird an der Perfektionierung der Softwarelösung gearbeitet, um die Bedienung noch intuitiver zu gestalten. Im aktuellen Kindergartenjahr sorgen zahlreiche Neuerungen für eine benutzerfreundlichere Oberfläche: Eine optimierte Bildschirmaufteilung und gezielte Farbanpassungen machen die Darstellung übersichtlicher und erleichtern die Handhabung. OPTIMIERUNGEN & TECHNISCHE MODERNISIERUNG Viele Detailverbesserungen sowie eine kontextbezogene Onlinehilfe sorgen dafür, schneller und einfacher zum gewünschten Ziel zu gelangen. Durch eine spürbare Leistungssteigerung ist HOKITA für viele Nutzerinnen und Nutzer flüssiger zu bedienen. Darüber hinaus wurde die Kinderbetreuungssoftware mit diesem Release technisch auf den neuesten Stand gebracht. Zukünftige Neuerungen können so noch schneller umgesetzt werden. NEUERUNGEN IN DER ELTERN-APP Auch in der Eltern-App wurde weiterentwickelt. Unter anderem werden Gruppenaktivitäten angezeigt. Eltern haben so eine bessere Übersicht, was im Kindergarten ansteht und welche Ausrüstung oder Materialien die Kinder dafür benötigen. Das Beantworten von Nachrichten wird vereinfacht. WARUM HOKITA? MODERNES UND BENUTZERFREUNDLICHES DESIGN: Intuitives Design für eine einfache und komfortable tägliche Verwendung HÖCHSTE DATENSICHERHEIT: Schutz sensibler Daten durch fortschrittliche Verschlüsselung LANGFRISTIGER SUPPORT: Zuverlässige Betreuung auch in den kommenden Jahren SCHNELLE PROBLEMLÖSUNG: Kurze Reaktionszeiten bei technischen Fragen REGELMÄSSIGE SCHULUNGEN: Sicherstellung der optimalen Nutzung durch die Anwenderinnen und Anwender Über Diagramme wird übersichtlich dargestellt, wie viele Kinder sich im Haus befinden. KOMMUNAL & DIGITAL
EINE AUSWAHL AN PRAKTISCHEN FEATURES: • Homeoffice-Tage Dokumentation der Homeoffice-Tage direkt in FINK Auswertung zum Übertrag in den Jahreslohnzettel bzw. automatische Übermittlung an k5 Lohn via Lohndatenschnittstelle • Automatischer E-Mailversand Wochen- oder Monatsberichte an das Personal Liste fehlerhafter Buchungen an das Personal Infomails direkt an das Personal, Abteilungs- oder Amtsleitende ZEITERFASSUNG IN GEMEINDEN NEUES VON Anwenderinnen und Anwender profitieren von vielen hilfreichen Funktionen der FINK-Zeiterfassung – möglicherweise haben sie noch gar nicht alle im Einsatz. • Fortbildungskontingent für Kindergärten Übersicht von verbrauchten und vorhandenen Fortbildungsstunden/Jahr • Workflow für Urlaubsgenehmigungen Digitales Antragsverfahren per Terminal oder Smartphone Anträge können direkt in FINK freigegeben, abgelehnt oder geändert werden SIE KENNEN FINK NICHT? Wenn Sie die eigens für Gemeinden optimierte Zeiterfassung von FINK und Kufgem noch nicht verwenden, dann rasch informieren: online unter www.kufgem.at/zeiterfassung, telefonisch unter 05372 6902 oder per E-Mail an info@kufgem.at. 16
„BEREITS 2016 HAT DIE GEMEINDE PRUTZ EIN ELEKTRONISCHES ZEITERFASSUNGSSYSTEM EINGEFÜHRT, ABER ERST MIT DER UMSTELLUNG AUF FINK IM JAHR 2020 HABEN WIR GEMERKT, WAS EIN SEHR GUTES ZEITERFASSUNGSSYSTEM ALLES LEISTET. ES IST AN EINFACHHEIT UND FLEXIBILITÄT NICHT ZU ÜBERTREFFEN, SOWOHL FÜR DIENSTNEHMENDE ALS AUCH FÜR DEN DIENSTGEBENDEN.“ Christian Strigl, Amtsleiter, Gemeinde Prutz Ob am Smartphone, PC oder Terminal - die Erfassung ist einfach. SPEZIELL FÜR GEMEINDEN Kufgem stellt sicher, dass das Zeiterfassungssystem landesspezifische Gesetze und Regelungen rechtssicher erfüllt. INNOVATIVE ERFASSUNG Das Smartphone wird zum mobilen Erfassungsterminal, das bequem Zeiten für Projekte, Tätigkeiten oder Kostenstellen auf einen Auftrag bucht. PUNKTGENAUE AUFZEICHNUNG An- und Abwesenheitszeiten lassen sich flexibel erfassen – egal ob an Terminals, mit dem Smartphone oder am PC. ÜBERSICHTLICHE ANALYSEN Genaue Auswertungen auf Knopfdruck liefern einen hilfreichen Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden, Kostenstellen und vieles mehr. SCHNITTSTELLE ZU K5 LOHN Mit wenigen Klicks gesetzliche Überstundenzuschläge und Zulagen nach k5 Lohn exportieren – für einfache Weiterverarbeitung und korrekte Abrechnungen. KOMMUNAL & DIGITAL
KOMMUNALFORUM DAS KUFGEM-ONLINEFORMAT FÜR PRAXISWISSEN Der Startschuss für die Herbstausgaben des Kommunalforums fiel bereits am 1. Oktober 2024: Prof. Dr. Helmut Schuchter und Dr. Hannes Oberschmied von der BDO präsentierten Praxistipps und Tricks zum Voranschlag 2025. Weitere Online-Vorträge sind für November und Dezember geplant. Unter anderem referieren die Geschäftsführer des Salzburger und Tiroler Gemeindeverbandes über wichtige Gemeindethemen sowie Dr. Laura Gleinser und Dr. Günther Gast von CHG Rechtsanwälte gemeinsam mit Prof. Dr. Helmut Schuchter über Gesellschaftsgründung durch Kommunen. MELDEN SIE SICH DIREKT ÜBER DAS KUFGEM KURSPORTAL ZUM KOMMUNALFORUM AN. NÄCHSTE TERMINE Dienstag, 5. November 2024 um 10:30 Uhr Prof. Dr. Helmut Schuchter, Dr. Laura Gleinser & Dr. Günther Gast: Gesellschaftsgründung durch Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber Dienstag, 3. Dezember 2024 um 10:30 Uhr Dr. Martin Huber: Aktueller Rück- und Ausblick für Salzburger Gemeinden Donnerstag, 5. Dezember 2024 um 10:30 Uhr Mag. Peter Stockhauser: Updates bei den Gemeindeabgaben Tirol ÜBER DIE KUFGEM MEDIATHEK KÖNNEN VERGANGENE WEBINARE UND KOMMUNALFORUM-AUSGABEN ANGESEHEN WERDEN. DIE ERFORDERLICHEN PASSWÖRTER DAZU ERHALTEN SIE ÜBER KURS@KUFGEM.AT 18
PROF. MAG. DR. HELMUT SCHUCHTER ist Geschäftsführer der Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft „Stauder Schuchter Kempf“ in Innsbruck und berät Mitarbeitende im Gemeindeumfeld über Themen rund um das Steuerrecht. DR. GÜNTHER GAST ist seit 2007 bei CHG Rechtsanwälte tätig und leitet die Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht“. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Beratung öffentlicher Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie in der Abwicklung komplexer Vergabeverfahren. DR. LAURA GLEINSER ist seit 2021 Rechtsanwältin und bei CHG Rechtsanwälte in der Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht“ tätig. Sie berät vor allem im kommunalen Bereich und setzt Projekte für Gemeinden in Tirol und Salzburg um. MAG. PETER STOCKHAUSER ist Geschäftsführer des Tiroler Gemeindeverbands und Ansprechpartner für allgemeine Rechtsauskünfte an Gemeinden und Gemeindeverbände. Er bereitet Schulungen für Gemeindefunktionärinnen und -funktionäre sowie für Bedienstete auf kommunaler Ebene vor. Zudem bezieht er zu Gesetzes- und Verordnungsentwürfen auf Bundes- und Landesebene Stellung. DR. MARTIN HUBER ist Geschäftsführer des Salzburger Gemeindeverbands und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zu gemeindespezifischen Themen. Seine Schwerpunkte sind Gemeindeverfassungsrecht, Aufsichts- und Kontrollrecht sowie interkommunale Zusammenarbeit. DETAILS ZU DEN EXPERTINNEN UND EXPERTEN DES KOMMUNALFORUMS KOMMUNAL & DIGITAL
k5next.at Auch auf verfügbar Mein Amt ist ein Service von Kontaktdaten Bürger:innen können komfortabel ihre persönlichen Daten aktuell halten. Diese werden automatisch mit k5|Next_Person und den zentralen Registern abgeglichen. Bankverbindung Bankdaten werden von Bürger:innen online verwaltet. Einziehungsaufträge, wie etwa SEPA Lastschriften, können direkt hinterlegt werden. Vorgänge Überblick und aktuelle Statusinformationen von Anträgen und Vorgängen, wie etwa laufende Bauverfahren. Zusätzlich können Nutzer:innen direkt mit der Gemeinde interagieren. Zahlungen Übersichtliche Gesamtdarstellung aller relevanten Kontobewegungen, Zahlungen und Buchungen mit der Gemeinde. meinamt.at Mein online Bürgerservice. Mein Amt erfüllt die Erwartungen von Bürger:innen und Gemeinden an eine komfortable digitale Verwaltung. Die Anmeldung mit der ID Austria garantiert eine eindeutige Identifikation und bietet einen sicheren und barrierefreien Zugang zu Serviceleistungen der Gemeinde. 20
MEIN AMT IST STARTKLAR BÜRGERNÄHE NLINE ERLEBEN SO FUNKTIONIERT ES Mein Amt wird ab Herbst 2024 auf www.meinamt.at für die ersten Gemeinden verfügbar sein. Voraussetzung für die Nutzung ist, dass die Gemeinde k5|Next mit den neuen zentralen Services in Betrieb hat. Mit der ID Austria können die Bürgerinnen und Bürger nun auf diese Daten und Informationen zugreifen, Daten aktualisieren, Vorgänge anstoßen, Einsicht nehmen und Daten zu Verfahren (z.B. Gutachten, Pläne) hoch- bzw. herunterladen. Das Beste daran: Mein Amt ist so tief in die Fachanwendungen integriert, dass den Gemeindebediensteten dadurch praktisch keine Mehraufwände in der täglichen Arbeit entstehen. MEHR EFFIZIENZ IN DER VERWALTUNG Für Gemeinden bringt Mein Amt mehr Komfort im laufenden Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern und eine deutliche Vereinfachung in der Verwaltung. Strukturierte Prozesse und digitale Kommunikation erhöhen die Qualität der gespeicherten Daten und steigern die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger. Mein Amt ist als zusätzliches Angebot zu sehen, das die Prozesse in der Verwaltung ebenso wie für die Bürgerinnen und Bürger ergänzt und vereinfacht – und das rund um die Uhr. MEIN AMT IST STARTKLAR Mein Amt ist auch über GEM2GO leicht erreichbar. Erste Services stehen ab dem vierten Quartal 2024 für physische Personen zur Verfügung, ab Anfang 2025 auch für Unternehmen. Übrigens: Über Mein Amt erreichen Wahlberechtigte im Zeitraum einer Wahl das Antragsportal für Wahlkarten – Meine Wahlkarte. SIE MÖCHTEN MEHR ERFAHREN? Schreiben Sie uns ein AIO-Ticket oder kontaktieren Sie Ihren Kufgem Ansprechpartner Markus Schwab: schwab@kufgem.at RUND UM k5 Die digitale Plattform für Bürgerservices Mein Amt ermöglicht Behördengänge bequem von zu Hause aus. Sowohl Gemeindebedienstete als auch Bürgerinnen und Bürger profitieren von den schnelleren und einfacheren Prozessen.
22 k5|NEXT_WAHL SORGT FÜR BEGEISTERUNG Im Juni 2024 kam bei der Europawahl zum ersten Mal k5|Next zum Einsatz, Ende September konnten die Mitarbeitenden im Meldeamt die Nationalratswahl 2024 dank k5|Next_Wahl effizient abwickeln. Das Wahlpaket wird von Nutzerinnen und Nutzern als übersichtlich und intuitiv bezeichnet und erfordert deutlich weniger Klicks als die Vorgängerlösung. Mit dem praktischen Dashboard in k5|Next_Wahl behält man stets den Überblick. ERFOLGRE CHE WAHL-PREMIERE
„DANKE FÜR DIE SUPERGUTE BETREUUNG BEI DER EU-WAHL! EUER NEUES PROGRAMM k5|NEXT IST SPITZE!“ Sonja Stock, Gemeinde Thiersee RUND UM k5 Nach der Einführung von k5|Next_Wahl im Herbst 2023 begann eine intensive Webinarreihe. Diese umfasste umfangreiche Trainings, die die Gemeindebediensteten optimal auf die neue Software vorbereiteten. Darauf folgten Testwahlen in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Inneres (BMI). In der Vorbereitung zur Europawahl 2024 und Nationalratswahl 2024 unterstützte Kufgem die Gemeinden mit übersichtlichen Dashboards, die alle Daten für die Abwicklung enthielten. Diese ermöglichten den direkten Zugriff auf Detailbereiche, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Wahlabwicklung, Echtzeit-Auswertungen und Berichte sowie den automatischen Import vom eWählerverzeichnis aus dem Zentralen Wählerregister. Eine umfassende Onlinehilfe, die jederzeit zur Verfügung stand, erleichterte die Nutzung des Systems zusätzlich. WAHLSERVICE MIT SYSTEM Kufgem übernahm die vollautomatische und professionelle Aufbereitung der Wählerverständigungen, den personalisierten Druck sowie den zentralen Versand. Wahlberechtigte konnten den Wahlkartenantrag über das Serviceportal „meinewahlkarte.at“ stellen, entweder mit der ID-Austria oder mittels Antragscode, Lichtbildausweis oder Reisepassnummer. Die Einführung von k5|Next markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung moderner und effizienter Wahlen. Zur Wahlabwicklung hat Kufgem sehr viel positives Feedback aus den Gemeinden erhalten. Vielen Dank an dieser Stelle für die gute Zusammenarbeit! KENNZAHLEN ZUR EUROPA – UND NATIONALRATSWAHL 2024: Österreichweit haben bereits 1.600 Gemeinden die Europawahl und 1.650 Gemeinden die Nationalratswahl erfolgreich mit k5|Next abgewickelt. In Tirol und Salzburg nutzten 361 Gemeinden dafür k5|Next_Wahl. 232 Gemeinden verwendeten die Amtssignatur für den Wahlkartendruck und 180 Gemeinden arbeiteten mit dem k5 Abstimmungsverzeichnis. Insgesamt wurden in Tirol und Salzburg 151.739 Wahlkartenanträge mit k5|Next bearbeitet und 57.057 Wahlkartenanträge online per meinewahlkarte.at abgewickelt. „NACH BEENDIGUNG DER WAHL MÖCHTE ICH MICH BEI EUCH ALLEN BEDANKEN! DIE ABWICKLUNG ÜBER K5|NEXT WAR SO EINFACH UND VOR ALLEM ÜBERSICHTLICH UND PROBLEMLOS ZU HANDHABEN.“ Daniela Vallazza, Gemeinde Ainet „EUER NEUES k5|NEXT_WAHL IST SUPER – GROSSES LOB! IHR HABT ES GESCHAFFT, DASS MAN SICH GLEICH VON BEGINN AN WOHLFÜHLT. DIE ABWICKLUNG IST SO EINFACH UND GUT STRUKTURIERT! MACHT WEITER SO!" Elisabeth Vogelsberger, Gemeinde Unterperfuss Die positive Resonanz und der erfolgreiche Einsatz von k5|Next lassen optimistisch in die Zukunft blicken und bestärken das Bestreben, den Wahlprozess kontinuierlich weiterzuentwickeln.
EIN JAHR k5|NEXT: EINE PILOT-GEMEINDE ZIEHT BILANZ NEUMARKT FEIERT k5|NEXT ERFOLG Am 5. Juli 2023 wurde das innovative Gemeindemanagementsystem k5|Next erstmals in einer Gemeinde eingeführt. Seitdem hat sich in der Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee vieles getan: Wahlen wie die EU-Wahl 2024 wurden erfolgreich mit k5|Next_Wahl abgewickelt und neue Module implementiert. Grund genug für einen Besuch und einen intensiven Erfahrungsaustausch in Neumarkt. 24
Rückmeldungen aus den Gemeinden sind für Kufgem von großem Wert. Bei der Einführung von k5|Next, speziell der zentralen Personenverwaltung k5|Next_Person, war dies besonders wichtig. Kufgem besuchte daher die engagierte EDV-Verantwortliche Josipa Sabljak und überraschte die Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee mit einem süßen Gruß. „DAS MACHEN WIR“ Auf die Frage, ob sich Neumarkt als erste Gemeinde für die Einführung der neuen Software-Generation zur Verfügung stelle, zögerte Sabljak nicht: „Klar, das machen wir! Jede Möglichkeit, die Digitalisierung in der Gemeinde zu vereinfachen, ist sinnvoll. Ist man frühzeitig involviert, kann man auch Ideen und Vorschläge aus der Praxis einbringen.“ Eine lohnende Entscheidung: „Die Umstellung auf k5|Next_Person, die notwendige Datenbefüllung und die Integration mit den Fachanwendungen im Hintergrund verliefen reibungslos. Es gab zwar allgemeine Fragen, aber die Mitarbeitenden von Kufgem beantworteten diese stets prompt und stellten leicht verständliche Unterlagen zur Verfügung. Natürlich mussten wir ein paar Daten im Nachhinein bereinigen, aber seitdem läuft die Software sehr stabil. Kufgem gibt uns dabei immer das Gefühl, bestens betreut zu sein.“ VORAUSDENKEN FÜR MEHR QUALITÄT Josipa Sabljak ist vom Weg mit k5|Next überzeugt: „Nach der ersten Umstellung war ein wenig Umdenken gefragt: Das Verständnis, dass alle in der Gemeinde gemeinsam für die Qualität der Daten verantwortlich sind, hat sich schnell gefestigt. So war die Abwicklung der EU-Wahl mit k5|Next einfacher als je zuvor. Intuitiv und logisch aufgebaut, fanden sich auch neue Mitarbeitende rasch zurecht.“ Insgesamt war der Umstieg für Neumarkt goldrichtig. Die Integration kommender k5|Next-Module wie Mein Amt oder Verfahren wird noch einfacher, da bereits jetzt die Voraussetzungen dafür geschaffen wurden. RUND UM k5 JETZT AUF ZUKUNFT UMSTELLEN Die Datenqualität zu steigern, bedeutet, sich auf die Zukunft auszurichten. Der Aufwand ist überschaubar und einmalig. Wenn auch Sie jetzt auf k5|Next_Person umstellen möchten, vereinbaren Sie Ihren Umstellungstermin. NEUMARKT AM WALLERSEE: Einwohner*innen: 6.626 Gemeindebedienstete: 150 Produkt: k5|Next_Basis, k5|Next_Kontakt, k5|Next_Wahl Fazit: Höhere Datenqualität und einfachere Wahlabwicklung mit k5|Next Josipa Sabljak, EDV-Verantwortliche der Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee, zeigte sich freudig überrascht von Blumengruß und Kuchen, die Lukas Mutschlechner von Kufgem überbrachte. SALZBURG NEUMARKT AM WALLERSEE
k5|NEXT UND DIE MICROSOFT CL UD HÖCHSTE SICHERHEITSSTANDARDS FÜR EUROPA Weltweit läuft auf zwei Drittel aller Computer ein Microsoft-Betriebssystem. Kufgem vertraut seit Jahrzehnten auf das Know-how und die Lösungen des größten Softwareherstellers. Für die k5|Next-Lösungen setzt Kufgem daher auf die Microsoft Cloud. Sie erfüllt höchste Sicherheitsstandards und garantiert erstklassige Qualität. 26
K5|NEXT: MODERN UND SICHER ENTWICKELT Zu den vielen Vorteilen von k5|Next gehören die Datenhaltung und -sicherung, eine effektive Verschlüsselung personenbezogener Daten sowie die flexible Skalierbarkeit. Diese Vorteile resultieren aus der modernen und sicheren Entwicklung als Cloud-Lösung. Mit der Microsoft Cloud profitieren Kundinnen und Kunden von einer sicheren und zuverlässigen Infrastruktur, die höchste Verfügbarkeit garantiert. SICHERHEIT IM MITTELPUNKT Ein Beispiel für die Sicherheitsmaßnahmen ist die Datenhaltung und -sicherung: Microsoft hat in der Region Westeuropa drei Verfügbarkeitszonen und Rechenzentren eingerichtet, in denen die Services und Dienste zonenredundant betrieben werden. Die benötigten Datenbanken befinden sich im Datencenter Schiphol in den Niederlanden, einem EU-Mitgliedsland. Zusätzlich werden diese Daten in der Region Nordeuropa, in Dublin, Irland, ebenfalls innerhalb der EU, gesichert. Sollte eine Region ausfallen (technisch/physisch), sind die benötigten Datenbanken trotzdem gesichert und können rasch wiederhergestellt werden. Mit einem neuen Rechenzentrum in Österreich erweitert Microsoft seine Kapazitäten in Europa. Um den neuen Standort Österreich zu stärken und Innovation zu fördern, wird auch k5|Next künftig dieses heimische Rechenzentrum nutzen. VON EXPERTEN BETREUT UND ÜBERWACHT Die Qualität und Sicherheit der Lösungen werden zusätzlich durch ein Expertenteam der k5|Next-Entwicklungspartnerschaft gewährleistet. Diese sorgen bereits während der Entwicklung und dem Echtbetrieb für einen reibungslosen Ablauf und überwachen durch Monitoring die Sicherheit und den Betrieb der k5|Next-Cloud-Lösungen. Automatisierte Sicherheitsaudits und Diagnosen erhöhen die Zuverlässigkeit: Regelmäßig führen die IT-Profis UnitTests, End-to-End-Tests, Lasttests, statische Code-Analysen, laufende Sicherheitsprüfungen des Codes und Code-Reviews durch. Die Sicherung der Daten selbst erfolgt nach modernsten Standards. Angewandt werden mehrere Methoden, die sowohl vollständige als auch differenzierte Backups vornehmen: Point-in-time-restore, Differential Backup und langfristige Aufbewahrung. HERAUSFORDERUNGEN MEISTERN Die Digitalisierung der Verwaltung erfordert eine robuste und effiziente Infrastruktur, die durch moderne Cloud-Technologien wie der Microsoft Cloud optimal unterstützt wird. In der langen und komplexen Servicekette des e-Governments, die von ID-Austria über zentrale Register bis hin zu spezifischen Fachanwendungen wie k5 Finanzmanagement und k5|Next reicht, ist es entscheidend, dass jeder Partner höchste Standards in Technologie und Kommunikation erfüllt. Nur so können ein erstklassiger Komfort bei der Nutzung und eine nahezu 24/7-Verfügbarkeit gewährleistet werden. Die Cloud-Technologie bietet hierfür die ideale Lösung: Sie steigert nicht nur die Leistung und Sicherheit, sondern auch die Effizienz der Verwaltungsprozesse. Sie ermöglicht es, die Verwaltung digitaler, moderner und benutzerfreundlicher zu gestalten. Sie ist die Zukunft des e-Governments! Drei Verfügbarkeitszonen in Westeuropa garantieren höchste Datensicherheit. RUND UM k5
EFFIZIENTE FINANZVERWALTUNG FÜR HEIME Kufgem hilft Wohn- und Pflegeheimen, die Buchhaltung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu meistern. Der Einsatz von k5 Finanzmanagement garantiert eine einfache und korrekte Abwicklung. GESETZESKONFORME BUCHHALTUNG MIT k5 FINANZMANAGEMENT 28
Wohn- und Pflegeheime stehen vor der Herausforderung, ihre Buchhaltung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (TGO, GHV, G-VBG 2022)* rechtskonform zu führen. Dies ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch essenziell für eine transparente und nachvollziehbare Finanzverwaltung. Doch die Programme, die in den Heimen zur Verwaltung der Daten der Klientinnen und Klienten eingesetzt werden, sind nicht für buchhalterische Aufgaben ausgelegt. Kufgem bietet Wohn- und Pflegeheimen umfassende Unterstützung bei der Umstellung auf eine gesetzeskonforme Buchhaltung. Im Mittelpunkt steht dabei k5 Finanzmanagement, das speziell für die Bedürfnisse von Gemeinden entwickelt wurde und sich in jahrzehntelanger erfolgreicher Anwendung bewährt hat. ANALYSE DER VORHANDENEN PROGRAMME Der erste Schritt zur Einführung von k5 Finanzmanagement ist eine detaillierte Analyse der bereits eingesetzten Programme. Dabei wird ermittelt, welche Daten für die Buchhaltung relevant sind und wie diese Daten ausgelesen werden können. So wird sichergestellt, dass keine erforderlichen Informationen verloren gehen und die Daten korrekt weiterverarbeitet werden. PRÜFUNG UND IMPORT DER DATEN Anschließend überprüft Kufgem die Darstellung der buchhalterischen Werte und Salden. Über eine speziell entwickelte Schnittstelle werden diese Daten dann in k5 Finanzmanagement importiert und auf den entsprechenden Konten korrekt dargestellt. Dieser Prozess ist nach erfolgreicher Überprüfung jederzeit auf Knopfdruck möglich und garantiert hohe Effizienz und Genauigkeit. OPTIMIERUNG DER FINANZPROZESSE Neben der technischen Unterstützung bietet Kufgem auch eine Analyse der bestehenden Prozesse in der Finanzverwaltung an. Dabei werden Optimierungsvorschläge unterbreitet, die den gesamten Buchhaltungsprozess effizienter und benutzerfreundlicher gestalten. Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Rechtssicherheit zu erhöhen. GEMEINSAMES ZIEL: GESETZESKONFORME BUCHHALTUNG Das gemeinsame Ziel von Kufgem und den Wohn- und Pflegeheimen ist es, eine einfache und effektive Lösung für eine gesetzeskonforme Buchhaltung zu schaffen. Die jahrelange Erfahrung von Kufgem und der persönliche Einsatz der Expertinnen und Experten gewährleisten eine erfolgreiche Umsetzung und eine hohe Zufriedenheit der Heime, wie zahlreiche Kundenstimmen belegen: „Die Übersicht in k5 Finanzmanagement ist super und ist leicht zu handhaben, teilweise sogar selbsterklärend. Jetzt sehe ich genau, was offen oder bezahlt ist, und die Umstellung der Bewohnerverrechnung hat sich wirklich gelohnt. Von der Zusammenarbeit mit dem Kufgem Team bin ich total begeistert. Auch das Ticketsystem nutze ich gerne, hier wird man toll betreut.“ Andrea Birkl Sekretariat, Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung Seniorenheim Theresa, Unterperfuss „Die Kombination von k5 Finanzmanagement mit dem Dokumentenmanagementsystem DMS hat unsere Abläufe deutlich vereinfacht. Durch die automatische Integration von Bewohnerabrechnungen aus dem externen Programm CareCenter und die effiziente digitale Verbuchung von Rechnungen sparen wir viel Zeit. Zur Erstellung des Voranschlags und der Jahresrechnung erhalten wir stets die notwendige Unterstützung durch Datenträger zur Einspielung ins Portal Tirol. Die regelmäßigen Schulungen und die praktische Fernwartung durch die kompetenten Kufgem Mitarbeitenden ermöglichen es uns, jederzeit schnell Lösungen für unsere spezifischen Anforderungen zu finden.“ Margit Saxl Finanzverwaltung, Gemeindeverband Altersheim Annaheim Matrei am Brenner Mit der Unterstützung durch Kufgem und der Nutzung von k5 Finanzmanagement können Wohn- und Pflegeheime sicher sein, dass ihre Buchhaltung nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch transparent und nachvollziehbar ist. Dies ist ein wesentlicher Schritt, um eine solide Basis für die finanzielle Zukunft der Heime zu schaffen. Kufgem Experte Hubert Gabl (gabl@kufgem.at) steht Ihnen bei allen Fragen rund um die Finanzverwaltung gerne zur Verfügung. * Tiroler Gemeindeordnung, Gemeinde-Haushaltsverordnung, Gemeinde-Vertragsbedienstetengesetz RUND UM k5
PAPIERL SE GEMEINDEVERWALTUNG IN OBERALM k5 DMS ALS HERZSTÜCK DER DIGITALISIERUNG Die Gemeinde Oberalm in Salzburg nutzt seit kurzem den vollen Funktionsumfang der E-Government-Lösung k5 DMS. Von den schnelleren Prozessen profitieren sowohl die Gemeindebediensteten als auch die Bürgerinnen und Bürger. 30 Das Dokumentenmanagementsystem k5 DMS ist das Herzstück der digitalen Gemeindeverwaltung.
MEHR EFFIZIENZ DURCH DIGITALISIERTE ARBEITSABLÄUFE In Oberalm ist k5 DMS kein neuer Begriff. Bereits seit Jahren wird das Dokumentenmanagementsystem in der Gemeinde eingesetzt. Um von allen Vorteilen der Lösung profitieren zu können, sollten sämtliche Module genutzt werden. Genau darauf legt Amtsleiterin Petra Holl Wert: „Für mich ist es besonders wichtig, dass alle Kolleginnen und Kollegen jederzeit Zugriff auf die für sie relevanten Informationen haben. Interne Abläufe sind mit k5 DMS transparent, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar. Außerdem ist es die perfekte Verbindung zu k5 Finanzmanagement, k5 Verfahren, ins Steueramt und zu Session.“ DIE GEMEINDE OBERALM ARBEITET MEDIENBRUCHFREI MIT K5 DMS k5 DMS ist die zentrale und strukturierte Ablage für die Gemeindeverwaltung in Oberalm und alle angebundenen k5 Lösungen. Die medienbruchfreie Bearbeitung von Akten und Dokumenten erfolgt in k5 DMS. Schriftstücke werden mithilfe von Online-Formularen, durch k5 Scan oder mit der k5 Outlook-Anwendung digital erfasst und in einem elektronischen Akt abgelegt. Postausgänge wie Bescheide werden direkt in k5 DMS erstellt, amtssigniert und über die duale Zustellung elektronisch versendet. „Unsere internen Prozesse wurden optimiert und deutlich beschleunigt. Davon profitieren nicht nur wir in der Verwaltung, sondern auch die Bürgerinnen und Bürger von Oberalm“, ist Petra Holl überzeugt. RECHNUNGEN UND BESTELLUNGEN WERDEN AUTOMATISCH VERARBEITET Die automatisierte Rechnungserkennung und die digitale Rechnungsabzeichnung sind weitere Bausteine, die in Oberalm zum Einsatz kommen. Nach der Erfassung von digitalen Belegen in k5 DMS werden Rechnungsdaten wie der Lieferant oder die Rechnungsnummer automatisch ausgelesen und in k5 Finanzmanagement übernommen. Die rechnerische und sachliche Prüfung sowie die Freigabe durch die befugte Person erfolgt direkt in k5 DMS. Außenstellen der Gemeinde unterzeichnen die Rechnungen digital und müssen zur Freigabe nun nicht mehr in das Gemeindeamt kommen. Nach der Freigabe wird die Rechnung von der Buchhaltung bezahlt. Ganz ähnlich ist das Bestellwesen der Gemeinde Oberalm in k5 DMS integriert. Via Online-Formular wird eine Bedarfsmeldung erstellt und mit allen dazugehörigen Dokumenten, beispielsweise Schriftverkehr und Vergleichsangeboten, zentral abgelegt. Die Prüfung der Kostenstellendeckung erfolgt durch die Buchhaltung, anschließend wird in k5 Finanz- MARKTGEMEINDE OBERALM: Einwohner*innen: 4357 Gemeindebedienstete: 12 Kufgem Lösung: k5 DMS Fazit: Transparente Abläufe und zentraler Informationszugriff mit k5 DMS management eine Bestellung erfasst und der Freigabeprozess gestartet. Der Mitarbeitende, der die Bestellung angefragt hat, wird automatisch über den Abschluss des Freigabeprozesses informiert und kann die Bestellung auslösen. Nach dem Erhalt der Rechnung kann die Bestellung mit der Rechnung aufgelöst werden. Die Details konnten bereits von der Bestellung übernommen werden. DIGITALISIERUNG IST TEAMARBEIT Eine erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten gelingt nur mit guter Teamarbeit, ist Amtsleiterin Holl überzeugt: „Alle Beteiligten ziehen idealerweise an einem Strang. Für uns in der Gemeinde hat die Digitalisierung hohe Priorität. Dank der zuverlässigen Beratung durch das Kufgem-Team und der integrierten Softwarelösung haben wir einen wichtigen und vor allen nachhaltigen Schritt in die digitale Zukunft gemacht.“ RUND UM k5 SALZBURG OBERALM
DIGITALISIERUNGSGRAD ERMITTELN UND UNGENUTZTES POTENZIAL ENTDECKEN Seit über 30 Jahren begleitet Kufgem Gemeinden bei der Digitalisierung. Die umfangreichen Einsatzmöglichkeiten der k5 Lösungen in der digitalen Verwaltung werden jedoch oft nicht voll ausgeschöpft und viele Prozesse weiterhin analog oder umständlich abgewickelt. WIE DIGITAL IST MEINE GEMEINDE? AIO Smartwork begleitet den Digitalisierungsprozess optimal. 32
STANDORTBESTIMMUNG FÜR DIE DIGITALE VERWALTUNG Standardisierte Prozesse garantieren eine effiziente Abwicklung: Zu Beginn wird gemeinsam mit der Gemeinde in einer umfassenden Analyse der aktuelle Digitalisierungsgrad erhoben. Die Ergebnisse werden in einer Digitalisierungs-Checkliste festgehalten. Gemeinsam werden Optimierungspotenziale identifiziert, Maßnahmen abgeleitet und geplant. Auf Wunsch begleitet Kufgem anschließend die Umsetzung der einzelnen Schritte und stimmt diese über das Projektmanagement-Tool AIO Smartwork mit der Gemeinde ab. Dabei spielt auch die Einführung von k5|Next mit der zentralen Person eine wichtige Rolle. DURCHDACHTES PROJEKTMANAGEMENT VOM START BIS ZUM ERFOLGREICHEN ABSCHLUSS AIO Smartwork kommt bereits in der Analysephase zum Einsatz: Den einzelnen Bereichen in der Gemeinde werden spezifische Fragen zugeordnet, die eine schnelle und einfache Bewertung ermöglichen. Diese Bewertung kann weitgehend von der Gemeinde selbst durchgeführt werden, auch Fälligkeiten und Verantwortlichkeiten lassen sich definieren und zuordnen. IN DER GEMEINDEPRAXIS ERFOLGREICH Einige Gemeinden haben bereits mit der digitalen Standortbestimmung begonnen und arbeiten aktiv an der Bewertung und der Umsetzung der Maßnahmen in den einzelnen Fachbereichen. Durch die Bearbeitung der einzelnen Punkte konnten zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten identifiziert werden. „Das Projekt bietet einen umfassenden Überblick über die derzeitige Nutzung der k5 Programme in der Gemeinde sowie die noch ungenutzten Möglichkeiten. Damit können viele offene Punkte umgesetzt werden“, freut sich Michael Kienzler, Amtsleiter der Gemeinde Fritzens, auf die nächsten Schritte in Richtung einer vollständig digitalen Verwaltung. Elisabeth Maier, Leiterin der Finanzverwaltung in Stumm im Zillertal, ist von den identifizierten Maßnahmen überzeugt: „Gemeinsam als Team ist es uns gelungen, viele Bereiche in der Gemeinde Stumm durch die Digitalisierung zu optimieren. Besonders die Umstellung auf den digitalen Rechnungsworkflow und der Einsatz der elektronischen Übermittlung haben unseren Arbeitsalltag erleichtert. Zusammen mit Kufgem konnte die Digitalisierung rasch umgesetzt werden und bei anfänglichen Schwierigkeiten stand uns das Kufgem Team stets unterstützend zur Seite. Danke dafür!“ Auch bei Kufgem ist man vom Nutzen der Standortbestimmung überzeugt, wie Prokurist Markus Schwab, verantwortlich für den Bereich Digitalisierung und k5|Next, erklärt: „Wir stellen immer wieder fest, dass der Funktionsumfang der k5 Lösungen und das Zusammenspiel aller Module in der Praxis nicht ausgeschöpft werden. Mit dieser Analyse wird das Potenzial für die jeweilige Gemeinde individuell und übersichtlich dargestellt – davon profitieren alle Beteiligten.“ AWARDS – ÖSTERREICHS DIGITALSTE GEMEINDEN GESUCHT In zahlreichen Gemeinden werden bereits Digitalisierungsprojekte und -maßnahmen umgesetzt. Diese Gemeinden möchten wir einladen, ihre erfolgreichen Projekte bei Awards und Auszeichnungen wie dem Österreichischen Verwaltungspreis oder dem Kommunalimpuls Award einzureichen. Kufgem unterstützt interessierte Gemeinden dabei kostenlos. ICH BERATE SIE GERNE! ELENA ONGARO ongaro@kufgem.at +43 5372 6902 -728 RUND UM k5
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