Daten direkt am Smartphone eintragen: Die Dokumentation durch Fotos erspart das langwierige Nacherfassen. Um anstehende Arbeiten im Bauamt effizient zu erledigen, braucht es eine gute Planung. Die Verantwortlichen der Gemeinde Breitenbach greifen hierfür auf die integrierte Aufgabenverwaltung und das Ticketsystem von ProOffice Service-Desk zurück. Anfallende Aufgaben zu planen, zu erledigen und zu dokumentieren gehört für die Mitarbeitenden in den Gemeinden, Bauämtern und Bauhöfen zur täglichen Routine. Für Hermann Hohlrieder, Mitarbeiter der Gemeinde Breitenbach, ist es dank ProOffice Service-Desk und der Unterstützung von Kufgem ein Leichtes. Auch im Bauhof schätzt man die damit verbundenen Vorteile. „SMARTER“ ARBEITEN IM BAUAMT DIGITALES AUFGABENMANAGEMENT BRINGT MEHR STRUKTUR UND EFFIZIENZ IN DIE GEMEINDEARBEIT Hermann Hohlrieder, das Bauhof-Team und Kufgem-Mitarbeiter Daniel Kerschdorfer freuen sich über die Arbeitserleichterungen durch ProOffice in der Gemeinde. „SMART“ IN DER PRAXIS Die Gemeinde Breitenbach nutzt die Lösung zur Abwicklung standardisierter Aufgaben wie etwa der Freigabe von Wohngebäuden nach Eingang einer Bauvollendungsmeldung. Daniel Kerschdorfer, ProOffice-Experte bei Kufgem nennt ein Praxisbeispiel: „Das Bauamt der Gemeinde erstellt für den Bauhof eine Aufgabe „Inbetriebnahme Wohngebäude“. Das Team des Bauhofes wird per E-Mail über die neue Aufgabe informiert. Empfängt man die E-Mail auf dem Smartphone, öffnet ein Link eine Web-Applikation. Dort werden alle Informationen zur Aufgabe mobil angezeigt und direkt bearbeitet. Im Zuge der Erledigung werden über die App zusätzliche Details von den Mitarbeitenden des Bauhofs einfach und direkt vor Ort ergänzt. Etwa die Art und Nummer der aufgestellten Mülltonne, die Nummer des dazugehörigen Meldechips oder der Anfangsstand samt Nummer eines verbauten Wasserzählers." Mit Abschluss der Aufgabe bzw. des Tickets ergeht zusätzlich eine Benachrichtigung an die Finanzverwaltung. Diese kann dem betreffenden steuerpflichtigen Haushalt in der Softwarelösung k5 Finanzmanagement automatisch alle relevanten Informationen zuweisen. DIGITALISERUNG SORGT FÜR QUALITÄT Gemeindemitarbeiter Hermann Hohlrieder aus Breitenbach befürwortet diese Digitalisierungsmaßnahme im Bauamt: „ProOffice Service-Desk hat die unsichere Kommunikation per WhatsApp oder SMS abgelöst. Es ermöglicht uns, unsere Aufgaben weit effizienter und strukturierter als bisher zu erledigen. Alle Aktivitäten sind an zentraler Stelle transparent nachvollziehbar. Das sorgt für höhere Qualität und einen besseren Service.“ Daniel Kerschdorfer von Kufgem hat bereits zahlreiche Gemeindeprojekte umgesetzt: „ProOffice Service-Desk kommt in vielen An- wendungsbereichen zum Einsatz.Als Aufgabentool, zur Einbindung externer Wartungsfirmen für Reparaturen oder zur Bürgerbeteiligung, um etwa beschädigte Straßenlaternen oder Spielplätze einfach via QR-Code-Scan direkt in die Software zu melden.“ Haben wir Sie davon überzeugt, dass die Digitalisierung Ihrer täglichen Aufgaben von Nutzen wäre? Rufen Sie uns an! Wir zeigen Ihnen gerne, wie ProOffice Service-Desk Sie dabei unterstützt: 05372 6902. WAS IST DER „SERVICE-DESK“? Das in ProOffice integrierte Aufgabenmanagement Service-Desk unterstützt die Anwenderinnen und Anwender in der Planung, Erledigung und Nachverfolgung täglicher Aufgaben. Das starke Berechtigungskonzept, individuelle Formulare und die mobile Anwendung am Smartphone ermöglichen den Einsatz als universelles Ticketsystem. Die umfassenden Funktionen und Möglichkeiten überzeugen: • Erfassung von Aufgaben, Störmeldungen, Reparaturaufträge, u. v. m. • Verortung mit Bildmaterial inkludiert • Aufgabenzuweisung an externe Wartungsfirmen sowie Dienstleisterinnen und Dienstleister • Abteilungsübergreifende Kommunikation in der Aufgabenbearbeitung • Automatisierte Benachrichtigung aller Beteiligten bei Ticket-Aktivität • E-Mail-Versand mit Link zum Ticket • SMS-Benachrichtigung • Web-Push-Nachrichten • Erstellung aussagekräftiger Berichte • Statistische Auswertungen Die Aufgaben enthalten alle notwendigen Informationen, so können die Bauhofmitarbeitenden auch unterwegs alle Daten abrufen und bearbeiten. KOMMUNAL & DIGITAL 34
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