Als erster Pilotkunde hat die Salzburger Gemeinde Bürmoos bereits früh die Vorteile der Zeiterfassung mit FINK erkannt. Besonders wesentlich war, dass Kufgem daraus eine optimal auf die Gemeinde abgestimmte und optimierte Softwarelösung entwickelt hat. Gemeinsam mit Kufgem-Expertin Denise Fröhlich wird der Amtsleiter beim Kundentreffen 2022 im Stadtsaal Kufstein über seine persönlichen Erfahrungen mit der Zeiterfassung berichten. GEMEINSAM UND DOCH INDIVIDUELL Viele Gemeinden haben eigene Wünsche und Bedürfnisse an ein Zeiterfassungssystem. Harald Habenegg, Amtsleiter der Gemeinde Bürmoos, kennt zahlreiche Zeiterfassungssysteme. Mit über 80 Mitarbeitenden hat er sich gerade deswegen für eine Betreuung durch Kufgem und für die Softwarelösung FINK-Zeiterfassung entschieden. MIT FINK NUTZT BÜRMOOS DIE „DIGITALEN ZEICHEN DER ZEIT“ ZEITERFASSUNG ENTLASTET AMTSLEITER DIESE BEGEISTERUNG WIRD HARALD HABENEGG GERNE MIT IHNEN TEILEN. Gemeinsam mit Denise Fröhlich wird er persönlich beim Kundentreffen am 5. und 6. Oktober 2022 im Stadtsaal in Kufstein über seine Erfahrungen in Bürmoos berichten und informieren. Oder rufen Sie für ein persönliches Beratungsgespräch gerne unter 05372 6902 an! In Bürmoos konnten die Vorstellung von Amtsleiter Harald Habenegg dank FINK-Zeiterfassung optimal umgesetzt werden. Somit hat er einen perfekten Überblick über alle 80 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In der Gemeindeverwaltung und im Kindergarten hat sich ein Gleitzeitsystem etabliert. Alle notwendigen Daten und Vereinbarungen aus Arbeitsverträgen und der Dienstordnung sind im Personalstamm der Software eingebunden. Gleitzeiten, Kernzeiten, automatische Pausenabzüge, Zeitrundungen, Überstundenpauschalen, Vor- und Nachbereitungszeiten in Kindergärten werden in weiterer Folge für die Berechnung der gesetzlich korrekten Zuschläge und Zulagen herangezogen. ENTLASTUNG UND KONTROLLE FÜR DIE AMTSLEITUNG Zeiterfassung ist ein komplexes Thema, da es Auswirkungen auf andere Bereiche wie etwa die Urlaubsplanung oder die Lohnverrechnung hat. Für Harald Habenegg ist der größte Vorteil völlig klar: „Die Entlastung bei den Verwaltungsaufgaben ist für mich das Beste an FINK. Dazu gehört auch die fachlich kompetente Unterstützung durch die Mitarbeitenden von Kufgem.“ Dienstgänge, Fortbildungen, Krankenstände, Urlaube, Zeitausgleich – entweder mit einem Chip am Terminal oder über die Software – das Personal bucht seine Zeiten selbstständig. Entsprechende Anträge werden nur noch digital bearbeitet. Mit einem Mausklick ist der Amtsleiter über aktuelle An- und Abwesenheiten informiert. „Freigaben, die Prüfung von Fehlbuchungen, Korrekturen oder Anmerkungen wie ‚Genieße deinen Urlaub‘ sind für mich jederzeit möglich“, schwärmt Harald. „Und das ohne Excel-Chaos oder Zettelwirtschaft, alles läuft reibungslos ab und ich behalte trotzdem die volle Kontrolle und Übersicht.“ STARKE KOMBINATION MIT DER LOHNVERRECHNUNG Der Clou ist die Verarbeitung im Hintergrund. Ohne manuelle jährliche Anpassung werden gemeindespezifische freie Tage wie etwa der Heilige Abend, Sylvester, ein halber freier Faschingsdienstag und ähnliche Fälle korrekt ermittelt. Auch die aliquoten Urlaubsansprüche werden bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden automatisch errechnet und im Programm angepasst. Das spart viel Zeit, besonders in Kombination mit der Lohnverrechnung. Die Gemeinde Bürmoos setzt auf die Softwarelösung k5 Lohn ALL-IN. „Für die Lohnverrechnung im Haus fehlt uns, vom hohen Aufwand bereits abgesehen, die Zeit und da ist die ALL-IN Variante von Kufgem perfekt“, ist Habenegg überzeugt. Das bedeutet, dass die komplette Lohnverrechnung durch Kufgem erledigt wird. „Obelisk“ nennt sich ein hierfür eigens programmiertes Tool. Es sorgt für den automatischen Export von Überstundenzuschlägen und Zulagen aus FINK zum Import in k5 Lohn. So werden die Daten für die rechtskonforme Lohnverrechnung weiterverarbeitet. Ebenfalls wichtig: Alles ist nachvollziehbar und jederzeit nachweisbar. „Vor allem die ganzheitliche Betreuung durch Kufgem möchte ich nicht mehr missen“, betont Harald Habenegg. Denn die Software arbeitet mit dem jeweiligen Ansprechpartnern in der Gemeinde und bei Kufgem perfekt zusammen. FLEXIBEL UND AUS ERSTER HAND Dass das passt, zeigt auch das Beispiel Schulhausneubau. „Als Ersatzquartiere für das Schulgebäude wurden Con- tainer eingerichtet. Hier musste rasch ein weiteres Zeiterfassungsterminal installiert werden. Montieren, anstecken, fertig – wie einfach und problemlos das ging, hat mich positiv überrascht“, so der Amtsleiter. „FINK Zeiterfassung wurde speziell an die Bedürfnisse von Gemeinden adaptiert und ist mit dem geballten Know-how und Wissen von Kufgem als praxisorientierte Lösung einzigartig“, freut sich Denise Fröhlich, Zeiterfassungs-Expertin bei Kufgem. „Das ist der Grund, warum unsere Kundinnen und Kunden so überzeugt, ja regelrecht begeistert sind.“ „FINK ZEITERFASSUNG WURDE SPEZIELL AN DIE BEDÜRFNISSE VON GEMEINDEN ADAPTIERT UND IST MIT DEM GEBALLTEN KNOW-HOW UND WISSEN VON KUFGEM ALS PRAXISORIENTIERTE LÖSUNG EINZIGARTIG.“ Denise Fröhlich, Zeiterfassungs-Expertin bei Kufgem Harald Habenegg freut sich sehr über die Arbeitsentlastung und die professionelle Betreuung durch Kufgem. 32 KOMMUNAL & DIGITAL
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