Kufgem Journal Nr. 25 | September 2021

Die DSGVO gibt es bereits seit 2018. Datenschutz ist kein statischer Zustand, sondern entwickelt sich weiter. Gerade Covid-19 brachte eine neue Ebene von Verantwortung für personenbezogene Daten. Die dazugehörigen Richtlinien müssen geprüft und in den Ablauf inner- halb der Gemeinde implementiert werden. Neue Rechtsurteile, Emp- fehlungen und Prüfungen erfordern ein laufendes und aktives Daten- schutz-Management. Die entspre- chende Umsetzung in den Gemein- den und Unternehmen ist daher immer wieder zu evaluieren, um auf notwendige Änderungen rasch reagieren zu können. Datenschutz wird häufig nicht ernst genom- men. Vorhaben werden oft nur einer unkriti- schen Datenschutz Prüfung unterworfen. Das Resultat: Beschwerden und Anzeigen bei der Datenschutzbehörde. Diese reagiert und stellt die Gemeinde oder Firma per Bescheid zur Rede. Kufgem Datenschutz-Experte Gerhard Muigg empfiehlt: „Die datenschutz-rechtliche Betrachtung einer Vorgehensweise gehört an den Anfang, Anpassungen sind dann leicht möglich. Eine nachfolgende Betrachtung ist mühsam, schwierig und mit hohen Kosten verbunden. Datenschutz ist, unabhängig von der Datenmenge oder Art, nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Es gilt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schulen und Personen in Leitungspositionen über rechtliche Auswir- kungen zu sensibilisieren. Ein ordentlicher, sparsamer und sorgsamer Umgang mit Daten ist erforderlich.“ TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN Wie setzt man Datenschutz effektiv um? Wie wird er in notwendige Ar- beitsabläufe integriert? Sind die technischen Maßnahmen geeignet und aktuell (z. B. Virenschutz und Updates)? Ist man auf Fragestellungen wie etwa die Regelung über eine private Nutzung von E-Mail-Adres- sen in der Gemeinde vorbereitet? Wer kümmert sich verlässlich um die Auskunftsbegehren von Bürgerinnen und Bürgern? Wie geht man mit Daten aus Gesundheitslisten (Covid-19) um? Was ist zu tun und wel- che Sorgfaltspflichten sind zu erfüllen? All diese organisatorischen und technischen Fragen müssen zusätzlich zu den rechtlichen Erfordernis- sen geklärt sein. UPDATES, CHECKLISTEN, SCHULUNGEN Datenschutz-Management ist hier das Schlagwort: Regelmäßige Schu- lungen oder Checklisten für die verantwortlichen Personen sind Maß- nahmen, die Kufgem den Gemeinden und Unternehmen mit dem Da- tenschutz-Service anbietet. Auffrischungskurse für z. B. Meldebeamte, Unterstützung bei Anfragen oder die Umsetzung des Themas Daten- schutz im Haus gehören dazu- und das regelmäßig und wiederkehrend, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. DATENSCHUTZ MANAGEMENT UPDATE In regelmäßigen Updates informiert Kufgem über aktuelle Themen und gibt umfassende Unterstützung für die Umsetzung. Themen sind unter anderem: • Wie mache ich meine Website datenschutzkonform? • Durchführung und Abwicklung ordnungsgemäßer Auskunftsbegehren • Sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten in E-Mails • Videoüberwachung datenschutzkonform einsetzen • Datenschutz in Pandemiezeiten • Wesentliche Inhalte eines Auftragsverarbeitungsvertrags • Was tun bei Datenschutzverletzungen (Data Breach)? • Checkliste für die Datensicherheit im Homeoffice Sie möchten wissen, wie die Datenschutzbehörde prüft und arbeitet? Besuchen Sie das Kufgem Kundentreffen 2021 in Tirol und Salzburg. Die österreichische Datenschutzbehörde gibt einen Einblick in ihre Arbeit und informiert Sie zum Thema Datenschutz. Gerhard Muigg und das kompetente Kufgem Datenschutz-Team beraten Sie zudem persönlich. DIGITAL BUSINESS