Kufgem Journal Nr. 25 | September 2021

Das Team von Kufgem stellt im Rahmen des k5 E-Govern- ment Pakets kommunale Formulare für Gemeinden auf einem zentral betriebenen Formularserver zur Verfügung. Nach dem Ausfüllen der Formulare werden die Daten di- rekt nach dem Absenden in elektronischer Form an die Gemeinden übermittelt und im Dokumentenmanage- mentsystem k5 DMS gespeichert. Dort erfolgt die weite- re Bearbeitung. Gemeinden können die für sie passenden Standard-Formulare, welche allesamt den aktuellen ge- setzlichen Vorgaben entsprechen, wählen. Sie werden zu- dem auf der Gemeinde-Website eingebunden. Dank dieser Standardformulare, wie etwa für Hundeanmeldungen, kön- nen Bürgerinnen und Bürger rund um die Uhr und ortsun- gebunden ihre Amtsgeschäfte erledigen. Auch Gemeinden haben Vorteile: Die Formulare können medienbruchfrei, rasch und nachvollziehbar in k5 DMS abgearbeitet werden. FORMULARANPASSUNGEN IN NASSEREITH Neben Standardformularen sind auch spezifische Anpassungen möglich, wie etwa für die Ge- meinde Nassereith: Über das Formular zur Beantragung ei- ner Förderung aus dem e5 Pro- gramm der Gemeinde (Klima- schutz und Energieeffizienz) geht das entsprechende Ansuchen direkt bei den Zuständigen in der Gemeinde in k5 DMS ein. Dank hinterlegten Workflows kann per Knopfdruck über den Antrag entschieden werden: Bei einer Genehmigung wird automatisch eine Textvorla- ge samt den Daten der antragstellenden Person geladen, amtssigniert und in der Folge direkt an diese gesendet. „Die von uns genutzten Formularanpassungen mit indi- vidualisierbarem Workflow und individuellen Abläufen erleichtern die interne Bearbeitung enorm.“ Gerhard Spielmann ST. JOHANN IN TIROL PASST ONLINE-FORMULARE SELBST AN Neu ist die Möglichkeit, Links für spezielle Online-Formulare selbst anzupassen. Aus der Kom- bination von k5 DMS und Formu- larserver können Gemeinden auf aktuelle Erfordernisse selbst re- agieren. So macht das beispielsweise St. Johann in Tirol: Für eine neue Stellenausschreibung legt die Marktge- meinde ein Bewerbungsformular an, welches im nächsten Schritt auf der Homepage hinterlegt wird. Bewerbungen zu dieser verfügbaren Stelle gehen direkt bei den Zuständigen der Personalabteilung in k5 DMS ein. Über einen im Hinter- grund automatisch mit dem Bewerbungseingang gestarte- ten Workflow wird der Status der Bewerbung abgearbeitet und dokumentiert. Nächste Schritte, wie beispielsweise eine Absage, können per Mausklick gesetzt werden. „Durch diesen vorgegebenen Ablauf sind die einzelnen Schritte des Bewerbungsprozesses zu jeder Stellenaus- schreibung genau dokumentiert und wir haben eine Sta- tusübersicht über jede bestehende und neu eingehende Bewerbung.“ Jacqueline Graz BESTELLSCHEINFORMULAR IN DER STADTGEMEINDE HALLEIN Neben den bereits erwähnten Va- rianten kommen auch gemeinde- interne Formulare zum Einsatz. Davon macht die Stadtgemeinde Hallein Gebrauch. Ein Bestell- scheinformular sorgt dort für ein verbessertes Bestellwesen. Dadurch wird eine strukturierte Meldung von Bestellauf- trägen sowohl innerhalb der Gemeinde als auch aus den Außenstellen ermöglicht. „Bestellungen gehen in einheitlicher Form, mit allen re- levanten Informationen, bei uns ein. Automatisiert star- tet im Anschluss die Bestellscheinfreigabe. Diese erfolgt über k5 DMS und k5 Finanzmanagement. Das Erfassen von Bestellungen in Papierform entfällt durch dieses di- gitalisierte Bestellwesen.“ Christian Edengruber Gerhard Spielmann, Amtsleiter Nassereith Christian Edengruber, Finanzabteilung Hallein Jacqueline Graz, Personalmanagerin St. Johann in Tirol NOCH FRAGEN? k5 DMS und die Online-Formulare über den For- mularserver sind Teil des k5 E-Government Pa- kets. Nähere Informationen erhalten Sie bei Kufgem unter 05372 6902 oder via info@kufgem.at. RUND UM k5