Kufgem Journal Nr. 25 | September 2021

Das Erfassen von Unterlagen im k5 DMS er- folgt mithilfe von Digitalisierungswerkzeugen, die im Rahmen des E-Government Pakets angeboten werden: mit Online-Formularen, durch k5 Scan oder per k5 Outlook Anwen- dung. Regelmäßige Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern lassen sich über Formulare abwi- ckeln. Dabei kommen standardisierte sowie individuelle Formulare zum Einsatz. Diese stehen online und rund um die Uhr zur Ver- fügung. Die eingegebenen Daten werden in elektronischer Form direkt nach dem Absen- den automatisch an die Gemeinden übermit- telt und sind somit in k5 DMS gespeichert. Die weitere Bearbeitung der eingegangenen For- mulare erfolgt auch direkt in k5 DMS. Um Papierdokumente oder Rechnungen zu digitalisieren, steht Gemeinden die Software k5 Scan zur Verfügung. Zusammengehörende Seiten werden nach dem Scannen verbunden und per Knopfdruck in den elektronischen Akt an k5 DMS übergeben. E-Mails inklusive Anhänge werden per Klick über eine k5 Anwendung in Outlook an das k5 DMS übermittelt. Es stehen dabei verschiede- ne Profile zur Wahl wie etwa Eingangsrech- nungen oder die Übertragung als Postein- gangsdokument. Dadurch können bereits vor der Übertragung bestimmte Daten ausge- wählt und in den elektronischen Akt übernom- men werden. INTEGRATION VON k5 PRODUKTEN k5 Scan sowie die k5 Outlook Anwendung bilden den Grundstein für eine weitere Softwarelösung im E-Government Paket: die automatisierte Rechnungserkennung und die digitale Rechnungsabzeichnung. Rele- vante Buchungsdaten wie der Rechnungssteller oder der IBAN-Code können direkt aus den in k5 DMS übermittelten Rechnungen ausgele- sen und im k5 Finanzmanagement weiterverarbeitet werden. Die ma- nuelle Eingabe entfällt und Eingabefehler werden dadurch vermieden. Auch Session, das digitale Sitzungsmanagement, ist Teil von k5 E-Go- vernment. Elektronische Akten aus k5 DMS werden automatisch in die Tagesordnungspunkte übernommen und ergänzen die Informationen für die Verantwortlichen. Beschlüsse oder Informationen aus der Sit- zung selbst werden wiederum aus Session an DMS übergeben und dort abgelegt. DIGITALES UNTERZEICHNEN UND ZUSTELLEN Für den Postausgang wurde in k5 DMS die Amtssignatur integriert: Mit dieser elektronischen Unterfertigung ersparen sich Zuständige den Ausdruck des Dokuments und die eigenhändige Unterschrift. Direkt in k5 DMS wird die gewünschte Datei mit einem Knopfdruck signiert und kann dann mithilfe der Dualen Zustellung über einen zertifizierten Dienstleister versendet werden. Der komplette Zustellprozess findet da- bei elektronisch statt, wodurch Zeit und Papier eingespart werden. Über den hybriden Rückschein kann zudem die Zustellung des Dokuments an Empfänger nachgewiesen werden, der Rückschein wird dem versand- ten Dokument automatisch hinzugefügt. Nähere Informationen zum Software- und Dienstleistungspaket k5 E-Government erhalten Sie bei Kufgem unter der Tel. 05372 6902 oder per Mail an info@kufgem.at . Mit dem Software- und Dienstleistungspaket k5 E-Government gelingt die digitale Ge- meindeverwaltung. Das Kernelement bildet dabei das Dokumentenmanagement-System k5 DMS. Es ist die zentrale und sichere Ablage für die kommunale Verwaltung und aller angebundenen k5 Lösungen. Verdienterweise wird k5 DMS deshalb auch als das Herz- stück des E-Governments bezeichnet. RUND UM k5