Kufgem Journal Nr. 25 | September 2021

Das E-Gästeblatt ist für Gemeinden und Tourismusver- bände ein kostenpflichtiges Zusatzmodul im k5 Gäste- meldewesen. Einmal freigeschaltet, können die Beherber- gungsbetriebe im Orts- bzw. Verbandsgebiet auf Wunsch kostenlos das leicht zu bedienende Onlineformular Web- Client von Feratel nutzen. Größere Betriebe nutzen häufig eine Hotelsoftware – alle gängigen Lösungen unterstützen das E-Gästeblatt, in manchen Fällen ist für den Betrieb nur eine kostenpflichtige Erweiterung der bestehenden Lizenz erforderlich. Kufgem begleitet Gemeinden und Tou- rismusverbände im Einführungsprozess. Zunächst werden in Deskline Meldewesen die nötigen Einstellungen in den Stammdaten der Betriebe gemacht. Der Tourismusver- band oder Feratel richten schließlich die Zugänge zum WebClient ein und kontaktieren die betroffenen Betriebe, um die nötigen Einstellungen in der bestehenden Hotel- software zu veranlassen. DER DIGITALE MELDESCHEIN UND SEINE VORTEILE Die Gäste bemerken von dieser Umstellung nichts. Sie profitieren aber von der zusätzlichen Möglichkeit eines Pre-Check-in: Über das Gastportal können Reisende ihre Daten bereits vor der Anreise an den Betrieb übermitteln. Bei der Ankunft wird das vorausgefüllte Meldeblatt ausge- druckt, unterschrieben und im Gästeverzeichnis abgelegt. Neben dem Pre-Check-in ergeben sich für die Betriebe noch weitere Vorteile: Die Gast- und Reisedaten werden in einem elektronischen Formular erfasst, das dabei hilft, Fehleingaben zu vermeiden. Beim Check-out wird das tat- sächliche Abreisedatum erfasst, das E-Gästeblatt ist damit abgeschlossen. Sowohl der Kauf von Papier-Meldeblöcken als auch die regelmäßige Abgabe der ausgefüllten Melde- zettel bei der Gemeinde oder dem Tourismusverband ent- fallen. VOLLELEKTRONISCHES GÄSTEVERZEICHNIS Ein besonderes Highlight für Betriebe, die WebClient nut- zen, ist das kostenpflichtige Modul „Digitale Unterschrift & Reisedokument-Scan“. Gäste können damit elektronisch unterschreiben. Auf diese Weise müssen die Meldeschei- ne nicht länger ausgedruckt und sieben Jahre aufbewahrt werden. Die An- und Abreisen sind in der Regel innerhalb weniger Sekunden auch im Deskline Meldewesen der Ge- meinde oder des Tourismusverbands ersichtlich. Das auf- wändige und fehlerträchtige Abtippen von unleserlich aus- gefüllten Papier-Meldescheinen gehört der Vergangenheit an. E-Gästeblätter bedürfen zudem keiner gesonderten Behandlung in Deskline, sie werden genau wie herkömm- liche Meldescheine abgerechnet und bei der monatlichen Statistik berücksichtigt. Anhand des Nummernkreises las- sen sich E-Gästeblätter leicht identifizieren und beispiels- weise auf fehlende Abreisen prüfen. Auf Wunsch bestehen zahlreiche Kontrollmöglichkeiten sowie eine transparen- te Fehlerbehandlung, falls eine Hotelsoftware Gastdaten falsch gesendet haben sollte. Selbstverständlich lassen sich sowohl Papier- als auch elektronische Gästekarten in den Ablauf integrieren. Diese können entweder bei der An- reise gemeinsam mit dem Meldeschein ausgedruckt oder über den WebClient mit nur einem Klick im Cardsystem aufgerufen werden. Digitale Gästemeldungen sparen Zeit beim Check-in. ERFAHRUNGS- BERICHT AUS MATTSEE „In der Marktgemeinde Matt- see bieten wir den Beherber- gungsbetrieben seit Juli 2021 das E-Gästeblatt an. Anfangs habe ich mich vor der Einfüh- rung gefürchtet, aber durch die Schulung und die vielen Telefonate mit dem Kufgem-Team habe ich mich sehr gut betreut ge- fühlt. Den interessierten Betrieben war wichtig, dass sie das E-Gästeblatt ausprobieren, aber auf Wunsch auch jederzeit auf Papier melden können. Mir hilft es bereits zeitlich, dass ich von einem un- serer Hotelbetriebe die Gästeblätter nicht mehr erfassen muss. Ich würde das E-Gästeblatt auf alle Fälle weiterempfehlen." Maria Neumayr, Sachbearbeiterin Marktgemeinde Mattsee Bei Fragen zum E-Gästeblatt stehen Ihnen Hans-Peter Hautz, Produktverantwortlicher von k5 Gästemeldewe- sen, und das Team jederzeit gern über das Kufgem Ser- vice Portal oder unter Tel. 05372 6902 zur Verfügung. RUND UM k5