Kufgem Journal Nr. 24 | April 2021

VIDEOBEITRAG Schritt-für-Schritt- Anleitung: automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen A m 20. September 2020 wurde in den Wipptaler Ge- meinden Pfons, Matrei am Brenner und Mühlbachl in einer Volksbefragung über eine Gemeindezusam- menlegung abgestimmt. Was für die betroffenen Gemein- debürgerinnen und -bürger eine wichtige Entscheidung über die Zukunft der Gemeinden darstellte, war aus tech- nischer Sicht eine Generalprobe für zukünftige Wahlen auf Gemeinde- und Landesebene in Tirol, da zum ersten Mal für eine „Wahl“ dieser Art das zentrale Wählerregis- ter eingesetzt wurde. Was für Wahlen auf Bundes - und EU-Ebene in Österreich seit der EU-Wahl 2019 Usus ist, nämlich Wählerevidenzen über ein zentrales österreichweites System zu verwalten, wurde bisher in Tirol für Wahlen auf Gemeinde- und Landesebene noch dezentral über die lokalen Melderegister gelöst. Die Vorteile eines zentralen Systems liegen auf der Hand: Der automatische Abgleich aller in der zentralen Wählerevidenz gespeicherten wahlberechtigten Personen, die Vermeidung von Doppelregistrierungen, die vereinfachte, gesetzlich vor- gesehene Weitergabe von Wählerevidenz-Informationen an im Nationalrat vertretene Parteien, die Erfassung aller ausgestellten und rückerlangten Wahlkarten sowie der bei Europawahlen nötige, staatenübergreifende Austausch von Wählerevidenzinformationen sind nur einige davon. Mit der erfolgreichen Generalprobe bei der Volksbefragung der drei Wipptaler Gemeinden steht nun dem Einsatz des Zentralen Wählerregisters auf Gemeinde- und Landesebene in Tirol nichts mehr im Weg. Schon bei der kommenden Gemeinde- ratswahl 2022 wird das Zentrale Wählerregister zum Einsatz kommen und seine Vorteile ausspielen. Wir bedanken uns bei den Gemeinden Pfons, Matrei am Brenner und Mühlbachl und freuen uns, dass wir sie im Bereich LMR und Wahlen bei der erfolgreichen Abwicklung dieser Volksbefragung begleiten und unterstützen durften. PS: Die Mehrheit der Wahlberechtigten der drei Gemeinden stimmte der Gemeindezusammenlegung zu. PREMIERE FÜR DAS ZENTRALE WÄHLER- REGISTER AUF GEMEINDE- UND LANDESEBENE DIGITALE RECHNUNGS- PRÜFUNG Nach der Erfassung in k5 Finanzmanagement wird die digitalisierte Rechnung über k5 DMS rechne- risch und sachlich geprüft und von der bzw. dem Anordnungsbefugten freigegeben. Der Status der Rechnungsabzeichnung ist für alle Beteiligten je- derzeit einsehbar. Damit der digitale Prüf- und Freigabeprozess möglichst zeitnah erfolgt, wurden Erinnerungsfunktionen eingebaut. EINFACHE RECHERCHE Der Abzeichnungslauf ist durch diesen Workflow gesetzeskonform durchgeführt und die freigege- bene Rechnung kann in k5 Finanzmanagement gebucht werden. Zusammen mit allen Anhängen, Kommentaren und den digitalen Unterschriften ist sie in k5 DMS abgelegt und jederzeit einfach auf- findbar. HIGHLIGHTS: automatische Datenerkennung und -übergabe von k5 DMS nach k5 Finanzmanagement Zeitersparnis und Reduktion von Eingabefehlern automatische Archivierung der Rechnungsdokumente und wichtiger ergänzender Informationen schnelles Auffinden von Rechnungen Status der Abzeichnung durch die Buchhaltung jederzeit einsehbar verkürzte Weitergabe- und Liegezeiten von Rechnungen Erinnerungsfunktionen für die handelnden Personen automatische Zahlungsaufforderung an die Buchhaltung 33