Kufgem Journal Nr. 24 | April 2021

R echnungen in Papierform wandern heute noch über die Tische der österreichischen Gemeinden. Diesem analogen und ressour- cenfressenden Prozess bereitet der digitale Rechnungsworkflow ein Ende: Eine effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisiert und automatisiert manuelle Abläufe professionell und macht das Arbei- ten nicht nur komfortabler, sondern auch nachvollziehbarer. Möglich machen dies k5 DMS und k5 Finanzmanagement: Die beiden Lösungen erfassen automatisiert Eingangsrechnungen und schaffen ei- nen jederzeit nachvollziehbaren Abzeichnungslauf. Die Buchhaltung hat die Rechnung dadurch ab dem Zeitpunkt des Eingangs unter Kontrolle. AUTOMATISCHE RECHNUNGSERKENNUNG Im Idealfall erhält die Gemeinde die Belege per E-Mail an ein zentrales Postfach, z. B. rechnung@gemeindeXY.at, und kann diese mit nur einem Klick von Microsoft Outlook in k5 DMS importieren. Rechnungen in Pa- pierform werden gescannt und danach in k5 DMS abgelegt. Nun kommt die automatische Rechnungserkennung ins Spiel: Sie analysiert die Be- lege und übergibt die relevanten Buchungsdaten wie den Rechnungs- steller, die Rechnungsnummer und -summe an k5 Finanzmanagement. Die manuelle Ein- gabe entfällt und Eingabefehler werden da- durch vermieden. Falls erforderlich, lassen sich die Daten aber auch manuell anpassen. CLEVER UND ZEITSPAREND: EINGANGSRECHNUNGEN AUTOMATISIERT VERARBEITEN Buchung und Zahlung in k5 Finanzmanagement Digitale Vorkontierung Prüfung durch handelnde Personen Automatische Buchungssaufforderung an die Buchhaltung Freigabe durch Anordnungs- befugte Archiviert, jederzeit digital verfügbar Digitales Dokument Papierdokument Scannen und Export nach k5 DMS DOKUMENTENANLIEFERUNG Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten Digitale Belege in k5 DMS erfasst Automatische Übernahme in k5 Finanzmanagement AUTOMATISCHE RECHNUNGSERKENNUNG DIGITALE EINGANGSRECHNUNGSVERARBEITUNG EINGANGSRECHNUNGEN AUTOMATISIERT VERARBEITEN Outlook-Export nach k5 DMS Tipp: Rechnungen erreichen Gemein- den oft noch per Post. Um wertvolle Zeit nicht am Scanner zu vergeuden, lohnt es sich, Lieferanten um die Zu- sendung der Rechnung in digitaler Form zu bitten. Dafür einfach die Lie- ferantenliste aus k5 Finanzmanage- ment exportieren, in k5 DMS ein Lie- ferantenschreiben vorbereiten, mittels Amtssignatur unterfertigen und per dualer Zustellung versenden. 32