Kufgem Journal Nr. 24 | April 2021

Durch k5 Verfahren schafft es die Bauamts- kooperation Götzens-Mutters, die verschiedenen Schritte eines Bauverfahrens in einem hohen Grad zu digitalisieren. Sie hat sich damit zu einem Vorzeigeprojekt entwickelt. Wie das tägliche Arbeiten mit k5 Verfahren ausschaut, berichtet Bauamtsleiter Ing. Michael Zangerl. DIGITALE ABWICKLUNG EINES BAUVERFAHRENS Mit der ersten Prüfung eines eingereichten Bauansuchens legt ein Bau- amtsmitarbeiter das Baubewilligungsverfahren an und erhält dazu eine eindeutige Aktenzahl. Im nächsten Schritt wird das Grundstück hinzu- gefügt, die zugehörige Grundstücksadresse und Objektinformationen werden aus dem Gebäude- und Wohnungsregister (GWR) geladen. Die betreffenden Nachbarinnen und Nachbarn ermitteln die Gemein- den Götzens und Mutters mit Weboffice und GeoOffice Online, die Da- ten wandern über Schnittstellen direkt in das eröffnete Verfahren. Per Mausklick lassen sich weitere, in k5 Verfahren hinterlegte Beteiligte (Planverfasser, Stromversorger, Sachverständige usw.) hinzufügen. Mit dem Speichern des Verfahrens wird in k5 DMS automatisch ein elek- tronischer Akt angelegt. Dieser enthält sämtlichen Schriftverkehr, vom Einreichplan bis zu den Stellungnahmen der Sachverständigen. Langes Suchen in Aktenordnern gehört damit der Vergangenheit an. KOMFORTABLES ERSTELLEN VON VERFAHRENSDOKUMENTEN Das Erstellen von Verfahrensdokumenten ist in k5 ein Kinderspiel: Vor- gefertigte Dokumentvorlagen müssen nur noch mit Daten aus dem ak- tuellen Verfahren befüllt werden. Die generierten Dokumente werden automatisch in k5 DMS abgelegt. ABRECHNUNG UND ZUSTEL- LUNG DER SCHRIFTSTÜCKE Anfallende Abgaben und Gebühren für die Bau- werber werden in k5 Verfahren berechnet und über eine Schnittstelle an k5 Finanzmanage- ment übermittelt. Für die Buchhaltung entfällt damit die manuelle Eingabe. Nach Unterferti- gung mittels digitaler Amtssignatur werden die erstellten Schriftstücke schnell und zuverläs- sig an die Empfängerinnen und Empfänger zu- gestellt. Im Falle einer Zustellung per RSb wird der hybride Rückschein automatisch in k5 DMS beim dazugehörigen Dokument abgelegt und der Absender vom Eingang informiert. „Die du- ale Zustellung erleichtert uns die tägliche Ar- beit sehr, denn das mühsame Kuvertieren und Versenden von Dokumenten entfällt komplett“, freut sich Michael Zangerl, Bauamtsleiter von Götzens und weiter: „Überhaupt unterstützt uns das Zusammenspiel der verschiedenen Lösungen bei all unseren Tätigkeiten im Bau- amt enorm. Gerade Bauverfahren laufen oft über einen längeren Zeitraum. Mit k5 Verfah- ren behalten wir den Überblick bis zur Bau- vollendung und können Dokumente jederzeit schnell auffinden.“ RASCHE DURCHLAUFZEITEN, KLAR STRUKTURIERTE ABLÄUFE: K5 VERFAHREN IM EINSATZ BEI DER BAUAMTSKOOPERATION GÖTZENS-MUTTERS Ing. Michael Zangerl, Bauamtsleiter von Götzens 28