Kufgem Journal Nr. 21 | Oktober 2019

DAZU LIEFERN WIR IHNEN ANTWORTEN AUF FOLGENDE DREI FRAGEN: Welche Vorgehensweise wird empfohlen? Welche Voraussetzungen müssen wir mitbringen? Welche Vorarbeiten sind notwendig? Unser Partner REISSWOLF bietet mit dem Scan-Service eine effektive Lösung für die Digitalisierung aller Verfahrensdokumente (inkl. Pläne und sonstigen Beilagen). Gemein- sam haben wir einen Standard und ein sehr attraktives Preis-Paket für die Digitalisierung von Bauakten definiert. Es kommen Hochleis- tungsscanner zum Einsatz, die vom Fachper- sonal bedient werden und somit können auch schwer leserliche Akten digitalisiert werden. Weitere Details besprechen wir gerne in einem persönlichen Gespräch. Selbstverständlich ist es auch möglich, dass die Gemeindeverwaltung selbst Akten scannt. Bei neuen oder laufenden Verfahren empfiehlt es sich ohnehin, die eigene Scan-Hardware zu verwenden. NUR SCANNEN IST ZU WENIG Als Partner unserer Gemeinden ist es uns ein besonderes Anliegen, dass die Verfahrens- daten nicht nur im Dateisystem-Dschungel abgespeichert werden. Mittels der Software k5 Verfahren und k5 DMS müssen die Akten beim Import auch dem richtigen Verfahren zugeordnet werden, um den angestrebten, übersichtlichen Bauakt zu erhalten. Dies ist nur möglich, wenn sie das Verfahren mit den wichtigsten Eckdaten in der Software k5 Verfahren anlegen. Vorteil ist, dass Sie nach der Anlage ein Deckblatt und Verfah- rensblatt mit QR-Code für den jeweiligen Akt bzw. das Verfahren ausdrucken und dem Ord- ner beilegen können. Voraussetzung für Ihre Arbeit sind k5 DMS und k5 Verfahren in der Vollversion. AUTOMATISCHE ZUORDNUNG NACH DIGITALISIERUNG Werden Ihre Bauakte nun vom professionellem Scan-Service der Fa. Reisswolf digitalisiert, lässt sich der Akt beim Import automatisch dem richtigen Verfahren zuordnen. Ohne Zuordnung und Beschlagwortung würden die Dokumente im Dateisystem „irgendwo“ gespeichert sein. Der Mehrwert wäre gering. Ohne der Eingabe von Metadaten können Akte nicht zugeordnet werden und auch die Suchmöglichkeiten wären sehr gering. Klaus Exenberger, Archivierungs- und Digitalisierungsexperte bei Kufgem, empfiehlt folgende Vorgangsweise: Aktanlage im k5 Verfahren QR-Code Generierung Ordner für Scan vorbereiten Scan-Service der Firma REISSWOLF nutzen bzw. eigenständiges Scannen der Gemeinde Automatische Zuordnung in k5 DMS Nähere Informationen erhalten Sie bei unserem Kundenevent „Augenblicke“ am 16. Oktober in der Stiegl Brauwelt und direkt bei Kufgem unter Tel.: 05372 6902 oder info@kufgem.at . K5 VERFAHREN – BAUAMT UND MEHR Mit der Softwarelösung behalten Sie stets alle offenen Verfahren im Überblick. Im Baubereich können Sie sich zum Beispiel auf Knopfdruck alle offenen Verfahren mit fehlender Baubeendigungsanzeige anzeigen lassen. In dieser Software lassen sich nicht nur Bauverfahren abbilden. Auch Jagdpachtberechnungen, straßenpolizeiliche Verfahren, uvm. können mit k5 Verfahren perfekt bewältigt werden. VISUALISIERUNG DER DATEN DURCH NUTZUNG VON GEOOFFICE BZW. WEBOFFICE Je mehr Daten in k5 Verfahren vorhanden sind, umso höher ist der Nut- zen für Ihr GIS-Programm, da die Daten automatisch über GeoOffice bzw. WebOffice mit k5 Verfahren verlinkt und visualisiert werden. Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie uns gerne! 9