Kufgem Journal Nr. 18 | April 2018

B ereits seit über fünf Jahren werden in der Marktgemeinde Telfs sämtliche Anträge und Sitzungen mit der Sitzungsmanage- ment-Software Session abgewickelt. Und die Mandatare bekom- men sämtliche Unterlagen zu den einzelnen Sitzungen online über ei- nen sicheren, passwortgeschützten Bereich zur Verfügung gestellt. Mit ihrer Funktionsvielfalt und der einfachen Bedienung hat die Software die Oberinntaler überzeugt. Ende 2015 wurde schließlich auch die elektronische Verteilung der Be- schlüsse angegangen. Sabine Hofer und Stefanie Rödlach, welche die Sitzungsprotokollierung der Entscheidungsgremien der Marktgemein- de Telfs vornehmen, können nun mittels Mausklick den Beschluss in das elektronische Aktensystem EASY Documents überleiten. Anschließend wird der Beschluss im elektronischen Aktensystem an den Amtsleiter bzw. Bürgermeister weitergeleitet und per digitaler Amtssignatur genehmigt. Im Anschluss verteilen die beiden Gemeinde- mitarbeiterinnen den Beschluss elektronisch an den jeweiligen Sach- bearbeiter zur Erledigung. Auf Wunsch werden beim Geschäftsfall auch jene Personen festgelegt, welche den Beschluss gleichzeitig zur Infor- mation erhalten. Sabine Hofer und Stefanie Rödlach von der Marktgemeinde Telfs zeigen sich von der neuen Organisation begeistert: „Früher musste der Be- schluss mehrfach kopiert und verteilt werden. Die Erledigung der Auf- gabe haben wir meist nicht mitbekommen. Wir brauchen mit der neuen Organisation nur mehr den Beschluss elektronisch im Aktensystem verteilen. Außerdem können wir jederzeit einsehen, wer diesen schon gelesen bzw. erledigt hat“. Sollte der Vollzug des Beschlusses innerhalb eines bestimmten Zeit- raumes nicht erfolgen, erhalten Sabine Hofer und Stefanie Rödlach eine Information per E-Mail. So wird gewährleistet, dass kein Beschluss un- erledigt bleibt. BESCHLUSS- VERTEILUNG LEICHT GEMACHT Seit über zwei Jahren nutzt die Marktgemeinde Telfs für die Verteilung von gefassten Beschlüssen Session Sitzungsmanagement in Kombination mit dem elektronischen Aktensystem EASY Documents. Per Mausklick können Sachbearbeiter informiert bzw. zur Erledigung beauftragt werden. Für Stefanie Rödlach stellt der Einsatz von Session gemeinsam mit dem elektronischen Ablagesystem EASY Dokuments eine deutliche Arbeitserleichterung dar. 9