Kufgem Journal Nr. 17 | September 2017

SITZUNGEN PERFEKT ORGANISIERT MIT SESSION UND SESSIONNET Stadtgemeinde Hall in Tirol W enn es um die Verwaltung von Sitzungen geht, setzt die Stadt- gemeinde Hall in Tirol seit zwei Jahren voll und ganz auf die praktischen Funktionen von Session. Im Vorjahr hat man sich für die Erweiterung mit SessionNet entschieden und ist seitdem in der Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen noch flexibler. Vor der Einführung von Session gab es im Sitzungsbereich der Stadtge- meinde Hall in Tirol keine standardisierten Vorlagen für Anträge, Einla- dungen und Protokolle. Christian Wirtenberger, Verwaltungsentwickler im Haller Stadtamt, erinnert sich: „Solche Dokumente wurden immer aufs Neue erstellt. Wenn Texte von Anträgen mehrere Gremien durch- liefen, mussten diese in den jeweiligen Niederschriften ebenfalls im- mer wieder neu eingepflegt werden.“ Dieses alte System lief zwar gut, weil alles seit Langem eingespielt war. „Es war jedoch sehr unterla- genlastig und das Kopieren der Sitzungsunterlagen hat immer viel Zeit in Anspruch genommen“, so Christian Wirtenberger. Anträge, die nicht sofort behandelt oder erledigt wurden, hielten die jeweiligen Sachbear- beiter in Evidenz, eine zentrale Recherche war dadurch nicht möglich. Seit der Einführung von Session vor zwei Jah- ren ist das Haller Sitzungsmanagement nun wesentlich effizienter und übersichtlicher: die Arbeitsabläufe rund um die Sitzungsvor- und Nachbearbeitung wurden standardisiert. Dokumente, wie Anträge, Einladungen und andere Niederschriften erhielten eine einheit- liche Form und Aktenverläufe werden genau dokumentiert; Entscheidungs- und Genehmi- gungsprozesse können so lückenlos nachvoll- zogen werden. Seit im Vorjahr SessionNet eingeführt wur- de, ist das Arbeiten für die Mandatare noch 32