Kufgem Journal Nr. 17 | September 2017

31 Ing. Manfred Heigl (Bauamtsleiter): „E-Government ermöglicht schnellere Kommunika- tion mit dem Bürger und kann somit zur Beschleu- nigung von Verwaltungs- verfahren beitragen. Bei ausgeweiteter An- wendung bieten sich auch Chancen zur stärkeren und flexibleren Einbindung des Bürgers in politische Prozesse.“ Katharina Scharfetter (Buchhaltung): „Zugegeben, anfangs waren wir schon ein we- nig skeptisch. Aber nach zwei Jahren Arbeit mit k5 inkl. elektronischer Belegarchivierung und vier Monaten „Rech- nungsworkflow“ kann ich nur sagen: Wir können uns nichts mehr davon wegdenken – es war eine goldrichtige Entschei- dung umzustellen! Die Bedienungsfreund- lichkeit und der logische Aufbau der Programme haben uns überzeugt – von der einfachen Suche bis zum Aufrufen eines gewünschten Buchungs- beleges mit nur einem Mausklick – man spart viel Zeit und so macht die Arbeit wirklich Spaß.“ Margareth Ortner (Allemeine Verwaltung): „Das in k5 – E-Gov integrierte Dokumen- tenablage-System Easy Documents ist wirklich easy zu bedienen und bringt für alle Mitarbeiter große Erleichterungen im täglichen Arbeitsablauf. Und wenn mal etwas nicht passt – kurz ein Ti- cket geschrieben und die Mitarbeiter von Kufgem sind sehr bemüht, Prob- leme möglichst schnell zu lösen.“ Maria Winter (Meldeamt): „Die bisher oftmals auf- wändige Meldezettel-Su- che hat durch Easy Do- cuments ein Ende. Jeder Meldezettel ist schnell und unkompliziert auffindbar! Einfach easy!“ Sonja Obermoser (Amtsleiterin): „Nachdem wir bereits seit 2014 mit dem elektroni- schen Ablagesystem Easy Documents arbeiten, war die zusätzliche Einführung des elektronischen Rech- nungseinganges der nächste logische und notwendige Schritt. Wir sind nun mit unseren Außenstellen via Schnittstelle verbunden und können alle Rechnungen ein- fach und schnell weiterleiten bzw. durch die jeweiligen Abteilungsleiter abzeichnen lassen. Der gesamte Kont- rollablauf wurde somit um ein Vielfaches beschleunigt. Auch intern sind alle Abtei- lungen perfekt miteinander verbunden, da sämtliche Vorschreibungen über die anderen k5-Programme in k5 Finanzmanagement eingespielt werden.“ Serena Petrosino (Buchhaltung): „Als neue Mitarbeiterin unterstützen mich die Pro- gramme Easy Documents, k5 und Rechnungsworkflow dabei, mich in der Buch- haltung zurecht zu finden. Sie sind leicht verständlich, logisch aufgebaut und er- leichtern mir den Start ins Berufsleben.“ Johann Schiefer (Meldeamt, Standesamt): „Besonders gut gefällt mir die einfache und einheitliche Bedienung der Anwendungen. Die Datenarchivierung ist gut gegliedert und rechtssi- cher. Durch den Wegfall der manuellen Ablage und die einfache Suche nach Dokumenten erspart man sich Zeit und damit auch Kosten.“ Gerald Oberauer (Allgemeine Verwaltung): „Wir haben uns vor drei Jahren für den Einsatz von Easy Documents als weitere Maßnahme zur Verwaltungsvereinfa- chung, Steigerung der Effizienz und zur besseren amtsinternen Vernetzung entschlossen. Aus heutiger Sicht kann ich mir persönlich durch den enorm ansteigenden Verwaltungsaufwand und die zu verarbeitenden großen Datenmengen die Arbeit ohne Easy Documents nicht mehr vorstellen. In Kombination mit der Amtssignatur, der dualen Zustellung, k5 Finanzmanagement, dem Geoinformationssystem GIS und der Bauamts- und Grundstücksverwaltung können Synergien optimal genutzt werden. Außerdem werden durch die Vernetzung Doppel- gleisigkeiten vermieden und Arbeitsgänge der ver- schiedenen Abteilungen sind besser nachvollzieh- bar. Zudem sind Verträge und Schriftstücke für alle Mitarbeiter durch die ge- wohnte Ablage nach dem Einheitsaktenplan durch die zusätzliche Beschlag- wortung und Volltextsu- che leichter auffindbar. Dies trägt wesentlich zur Verwaltungsvereinfachung und einem besseren Infor- mationsfluss bei.“