Kufgem Journal Nr. 17 | September 2017

30 FLACHAU IST DIE 100. GEMEINDE MIT k5 E-GOV – ELEKTRONISCHE VERWALTUNG V or sechs Jahren als Projekt gestartet, hat k5 E-Gov – Elektronische Verwal- tung mittlerweile in Tirol und Salzburg erheblich zu einer modernen Verwaltung bei- getragen. Etablierte und kommunale Stan- dards sorgen für eine effiziente Verwaltung, die den Gemeinden Zeit- und Kosteneinspa- rungen ermöglichen. Der rege Erfahrungs- austausch unter den teilnehmenden Gemein- den sorgt dafür, dass der Funktionsumfang ständig weiter wächst. Flachau ist nun die 100. Gemeinde, die seit wenigen Wochen dieses geballte Know-how nutzt und auf Online-Formulare, standardi- sierte Prozessabläufe und Dokumenten-Vor- lagen zugreift. Wir haben die Mitarbeiter der Salzburger Gemeinde gefragt, wie es ihnen mit k5 E-Gov – Elektronische Verwaltung geht. Thomas Oberreiter (Bürgermeister): „Die Anwendungen in k5 E-Gov bringen für mich eine erhebliche Arbeits- erleichterung nach sich. Die Anordnung oder die Bestätigung der sachlichen Richtigkeit der Rechnungen sowie die Amtssignatur im Allgemeinen kann einfach und rasch über den Bild- schirm ausgeführt werden. Dadurch wird wertvolle Arbeitszeit eingespart.“ 10 GUTE GRÜNDE FÜR E-GOV - ELEKTRONISCHE VERWALTUNG Zugriff von überall Jederzeitiger und gesicherter Zugriff auf die gewünschten Daten. Vor allem Bürgermeister und Außenstellen profitieren von der Standortun- abhängigkeit, da beispielsweise Rechnungen direkt im Kindergarten abgezeichnet werden können. Schnelles Suchen und Finden Durch die Eingabe von Suchbegriffen wird das entsprechende Dokument schnell gefunden. Schnittstellen Ein weiterer Bestandteil des Projekts „k5 - E-Gov – Elektronische Verwaltung“ sind die Schnittstellen. Durch Verknüpfungen zu beinahe jedem Kufgem-Produkt wird die Ablage größtenteils automatisiert und der Aufruf der Dokumente in die jeweilige Fachapplikation (zB. K5 Verfahren) integriert. Betreuung vor Ort Für einen effizienten Umgang mit den Programmen bietet Kufgem indi- viduelle Betreuung vor Ort. Dabei wird gezielt auf die Anforderungen der jeweiligen Gemeinde eingegangen. Vereinfachte Ablage Die standardisierte Ablagestruktur vereinfacht die elektronische Doku- mentenablage, Papier muss nicht mehr aufwändig im Archiv gelagert werden. Beschleunigung von Abläufen Aufgrund der langjährigen Erfahrung bietet Kufgem vordefinierte Ar- beitsabläufe an, die den aktuellen Rechtsgrundlagen entsprechen. Amtssignatur und Duale Zustellung Dokumente können digital signiert und anschließend dual zugestellt werden. Dies reduziert Druckkosten und Arbeitszeit. Verbesserung der Zusammenarbeit Durch die einheitliche Ablagestruktur greift jeder Mitarbeiter immer auf die gleichen, aktuellen Informationen zu. Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit Alle Aufgaben aus den jeweiligen Arbeitsbereichen und Aufgabenge- bieten werden übersichtlich auf der Startseite zusammengefasst. Des Weiteren können die einzelnen Arbeitsschritte nachvollzogen werden. Höhere Zufriedenheit Da die Bürger Anträge online einbringen können, ersparen Sie sich den Weg ins Gemeindeamt. Durch die elektronische Einbringung von Anträ- gen geht auch die Bearbeitung um ein Vielfaches schneller. 18 STAND