Kufgem Journal Nr. 17 | September 2017

25 5. PAPIER Zu Beginn einer wichtigen Sitzung oder Work- shops feststellen zu müssen, dass das Note- book gerade eben seinen Geist aufgegeben hat, kann sich zu einem persönlichen Super Gau entwickeln. Erstellen Sie sich eine Kopie auf einem USB-Stick. Wenn der Termin be- sonders wichtig ist, bereiten Sie aussagekräf- tige Zusammenfassungen oder Ausdrucke Ih- rer Power Point Präsentation vor. Versagt die Technik, können Sie immer noch auf Papier zurückgreifen. 6. PÜNKTLICHKEIT Seien Sie pünktlich – besser, seien Sie über- pünktlich. Kommen Sie früh genug zu Ihrem Termin, damit Sie in Ruhe die Technik auspro- bieren und sich auf den kommenden Termin gedanklich einstimmen können. Beginnen Sie pünktlich und lassen Sie sich nicht von Nach- züglern aus dem Konzept bringen. 7. AGENDA UND VORSTELLUNGSRUNDE Verteilen Sie die geplante Agenda oder die Themen des Workshops im Vorfeld zum Ter- min. Damit haben die Teilnehmer Zeit, sich entsprechen vorzubereiten. Während der Be- sprechung oder dem Workshop bleiben Sie bei dieser Agenda und achten darauf, auch während Diskussionen diese Linien nicht zu verlassen. Nehmen externe Teilnehmer an der Sitzung oder am Workshop teil, stellen Sie die anwesenden Personen, deren Rolle und die geplanten Inhalte vor. 8. ÜBERNEHMEN SIE EINE AKTIVE MODERATORENROLLE Nehmen Sie eine aktive Rolle ein – unterstüt- zen Sie die Teilnehmer, geben Sie Denkanstö- ße und achten Sie darauf, in der Diskussion die Ziele der Besprechung oder des Work- shops nicht aus den Augen zu verlieren. 9. PROTOKOLL UND DOKUMENTATION Bennen Sie einen Protokollführer oder bitten Sie einen Teilnehmer das Protokoll zu schrei- ben. Fotografieren Sie etwaige Flip Chart-Auf- zeichnungen und binden diese in Ihr Protokoll mit ein. Legen Sie gemeinsam Aufgaben fest und bestimmen gemeinsam, wer welche Auf- gabe bis wann mit welchen Zielen erledigen soll. 10. NACHBEARBEITUNG Ergänzen und kontrollieren Sie das Protokoll und stellen es Ihren Teilnehmern zur Verfü- gung. Achten Sie darauf, dass auch noch nach Monaten verstanden werden kann, was mit einzelnen Punkten gemeint ist – häufig beste- henden Mitschriften nur aus Stichworten, bei denen nach einiger Zeit nicht mehr klar ist, was damit eigentlich gemeint war oder wie es zu dieser Entscheidung gekommen ist. 11. WERKZEUGE OneNote – damit lässt sich alles auf einen gemeinsamen Punkt bringen. OneNote ist so einfach wie Word, kann aber gerade in der Zu- sammenarbeit wertvolle Unterstützung bie- ten. Neben dem Protokoll, welches in OneNo- te während der Sitzung verfasst werden kann, können auch alle begleitenden Dokumente integriert werden. Damit sind alle Unterla- gen an einem Ort zu finden. Die vereinbarten Aufgaben und Ergebnisse werden in OneNote dort erfasst, wo sie entstanden sind. Somit haben Sie im Rahmen des Protokolls eine Auflistung, wer für welche Aufgabe bis wann zuständig ist. Aufgaben können auch direkt mit Outlook verknüpft und verteilt werden. Das Beste – OneNote ist kostenlos. Entwe- der ist es bereits Bestandteil Ihres Office Pakets oder Sie können es gratis aus dem Internet herunterladen.