Kufgem Journal Nr. 14 | April 2016

13 U neinheitliche Sitzungsunterlagen verschiedener Abteilungen – einige kommen auf dem Postweg, andere per E-Mail oder gar per Fax. Mühevolles Vereinheitlichen, Zusammenstellen, Dru- cken, Kopieren, Verteilen. Verzweifelte Suche nach Unterlagen vergan- gener Sitzungen… Wer kennt das nicht? Die Verantwortlichen der Stadtgemeinde Hallein wollten diese Situation in der Gemeinde nicht mehr so hinnehmen. Elisabeth Struber machte sich auf die Suche nach einer Lösung, mit der die Mitarbeiter, Mandata- re und in weiterer Folge auch die Bürger zufrieden sind. SESSION SITZUNGS-MANAGEMENT SCHAFFT ABHILFE Lange musste sie nicht suchen: „Die digitale Werkzeugsammlung Ses- sion Sitzungsmanagement verarbeitet professionell alle Prozesse, die bei Sitzungen notwendig sind. Außerdem verschafft Session den erstell- ten Dokumenten ein einheitliches und übersichtliches Erscheinungs- bild“, erklärt Jürgen Weidner, bei Kufgem für Session verantwortlich. Die Entscheidung für Session ist in der Stadtgemeinde Hallein sehr schnell gefallen und man wagte sich mit großem Eifer an das neue Pro- jekt. „Die Organisation der Sitzungsverwaltung war herausfordernd“, erinnert sich Elisabeth Struber zurück. Zunächst war eine Analyse der bestehenden Prozesse erforderlich und diese mussten dann auf den neuen Arbeitsablauf angepasst werden. Immer unter dem Augenmerk, dass der „Hallein-Standard“ nicht verloren geht. „Sehr wichtig für ei- nen erfolgreichen Umstieg war es, alle betroffenen Personen- und Ent- SESSION BRINGT ORDNUNG IN DIE SITZUNGEN Die Stadtgemeinde Hallein managt ihre Sitzungen mit Session scheidungsgruppen für Session zu überzeu- gen bzw. zu motivieren“, weiß Struber. Nach einer ,mehrmonatigen Testphase und 40 eingeschulten Mitarbeitern ist Session nun erfolgreich in der Stadtgemeinde eingesetzt. Und durch die Erweiterung auf SessionNet können in naher Zukunft auch die 25 Gemein- devertreter optimal mit den zur Beschluss- fassung notwendigen Informationen versorgt werden. „Der größte Vorteil liegt in der umfassenden Datenbank, in der von der Sitzungsplanung bis zur Beschlusskontrolle alle Informationen in einem System zusammengefasst werden“, so Struber, die sich sowohl von der Software selbst als auch der Betreuung durch Kufgem sehr angetan zeigt: „Eine Umstellung ist im- mer mit einem gewissen Aufwand verbunden. Aber jetzt sind wir sehr froh, dass wir den Schritt gewagt haben und nun unsere Sitzun- gen optimal managen können.“  Mittlerweile können sich in der Stadtgemein- de Hallein die Mitarbeiter ein Arbeiten ohne Session kaum noch vorstellen.