Kufgem Journal Nr. 12 | April 2015

35 D ie Abwicklung von Verfahren ist eine der wichtigsten Aufga- ben einer Behörde. Eine gut organisierte Verwaltungseinheit kann Bauamtsverfahren rasch abwickeln. Für rasche Durchlaufzeiten, strukturierte Abläufe und einen standardisierten Schriftverkehr müs- sen jedoch aktuelle Basisinformationen zur Verfügung stehen und ein nachvollziehbares Verwaltungshandeln unterstützt werden. Die Lösung dafür heißt k5 Verfahren: Eine Software, die für die optimale Abwicklung von Bauamtsverfahren und deren Aufgaben entwickelt wurde. ZUVERLÄSSIGE INFORMATIONEN DANK UMFANGREICHER SCHNITTSTELLEN Immer mehr Daten, die zudem verstärkt zentral verwaltet werden, müssen im laufenden Prozess begutachtet oder geprüft werden. k5 Verfahren verfügt über die notwendigen Schnittstellen, damit Sachbe- arbeiter rasch und effizient über aktuelle Daten verfügen und damit ar- beiten können. „Egal, ob lokale Daten aus dem Gemeindesystem oder aktuelle Daten aus einem zentralen anderen System – diese sind über k5 Verfahren abrufbar. Dadurch wird wertvolle Arbeitszeit nicht mit Suchen oder Ab- tippen von Daten vergeudet“, weiß Christian Rabatscher von Kufgem. SOFTWARE AUF IHRE BEDÜRFNISSE ABGESTIMMT k5 Verfahren ist für die Arbeit in der Verwaltung entwickelt worden und arbeitet als Teil unserer Komplettlösung auch nahtlos mit weiteren k5-Produkten, wie k5 Wirtschaftshof, k5 Lohn oder k5 Finanzmanage- ment, zusammen. Im Zusammenspiel mit der bereits in anderen Bereichen genutzten Dualen Zustellung ergibt sich eine effiziente Abwicklung von Verfahren. Wir erklä- ren es anhand eines einfachen Beispiels: 1 Als Teil eines Verfahrens wird eine Bauverhandlung einberufen. 2 Der Sachbearbeiter bereitet die Ladungen zur Bauverhandlung vor. 3 Über die Duale Zustellung sendet er die Ladung digital aus dem System zu hpc DUAL, einem zertifizierten Zustellsystem. 4 Dieses verifiziert anhand der vorliegenden Daten, ob der Empfänger digitale Post erhalten kann. Wenn ja, erfolgt die digitale Versendung. 5 Falls nicht, wird automatisch ein RSb-Brief gedruckt und an den Empfänger versendet. Der Sachbearbeiter führt also lediglich die Ladung zur Bauverhandlung über die Software aus. Alles andere wie Prüfung, Druck und Versand wird automatisiert erledigt. Außerdem können Gebühren, die im Verfahren anfallen, direkt an die Buchhaltung übergeben werden. So sieht eine moderne Verwaltung aus! DATENABGLEICH k5 Verfahren unterstützt den Abgleich unterschiedlichster Datenquellen: Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen Gesamtimport der Grundstücks- und Eigentümer- daten, Nutzungsarten und Eigentumsverhältnisse Zentrales Melderegister (ZMR) Abgleich der Personen- und Adressdaten Lokales Melderegister (LMR) Mitteilung von Adressänderungen Adress-Gebäude- und Wohnungsregister Online (AGWR-Online) Anzeige aller Adressen, Objekte, Nutzungseinheiten, Abruf von Aktualisierungen, Speichern von Änderungen in AGWR-Online Geo-Information-Service (GIS) Integration, Zuweisung von Grundstücken zu Verfahren, Anzeige Personen GeoOffice-Online Stapelabfragen im Grundbuch, Datenübernahme bei Neuanlagen und Änderungen vom Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen EASY Dokuments Ablage aller Dokumente, Aufruf der zugeordneten Mappen Christian Rabatscher informiert Sie gerne ausführlich über die Software und Neuerungen, die Ihre Aufgaben im Bereich der Verfahrensabwicklung erleichtern. Per E-Mail unter rabatscher @ kufgem.at oder telefonisch unter 05372 6902.