Kufgem Journal Nr. 11 | September 2014

25 V or allem Gemeinden und Tourismusverbände drucken tagtäglich jede Menge Bescheide, Vor- schreibungen und sonstige Schriftstücke aus und geben diese zur Post.Das kostet Zeit und Geld – vor allem die nachweislichen RSa- und RSb-Briefe sind kostenin- tensiv.Mit der „Dualen Zustellung“ ist dasVergangenheit. Kufgem bietet seit mehr als zwei Jahren gemeinsam mit dem Dienstleister hpc DUAL die „Duale Zustellung“ an. „Dieses Service ist nicht nur bequemer und schnel- ler, auch Kosten werden deutlich eingespart“, erklärt der zuständige Kufgem-Produktverantwortliche Markus Schwab. FACTBOX Was ist ein „Registered Mail“? Bei der „Registered Mail“ hat der Empfänger seine E-Mail- Adresse sowie auch die Erlaubnis für diese Art der Zustellung beim Versender hinterlegt. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zu seinem Dokument. Eine SMS-Verständi- gung ist ebenfalls möglich. Wenn der Empfänger dieses Dokument nicht innerhalb einer gewissen Zeit downloadet, erhält er (sofern vom Versender gewünscht) die Sendung per Post. Nachweisliche Sendun- gen dürfen allerdings in dieser Form nicht übermittelt wer- den. Wo ist die Duale Zustellung schon im Einsatz? In den Gemeinden Anif, Kolsass, Kramsach, Stams, Stans, Umhausen, Wattens und weiteren – insgesamt in mehr als 70 Gemeinden und Tourismusverbänden (auf der folgen- den Seite sind alle Kunden der Duale Zustellung angeführt: http://www.duales-oesterreich.at /) Auch nutzen die Landesverwaltungen in Niederösterreich, Burgenland, Kärnten, Salzburg und Vorarlberg sowie zahl- reiche Städte wie Wien, Linz, Innsbruck, Bregenz und Vil- lach, Wirtschaftskammern, BKA, BMLV die „SendStation“ als Zustell-Service. Was sind die Vorteile der „Dualen Zustellung“? Abgestimmt auf die Anforderungen von Gemeinden und Tourismusverbänden. Integriert in diverse k5- und KIM-Applikationen. Automatische Prüfung der gesetzlich verpflichtenden Zustellkopf-Abfrage. Bei „meinbrief.at“ registrierte Benutzer bekommen damit garantiert die Sendung zugestellt. Die Zustellung als „Registered Mail“ ist die günstigste Art der Zustellung, die gleichzeitig zuverlässiger ist als ein normales E-Mail (SPAM). Die Aktivierung durch den Empfänger ist kinderleicht – komplizierte und umfangreiche Registrierungsschritte sind nicht notwendig. Auch der postalische Versand ist immer noch wesentlich günstiger als ein Selbstdruck. Drucken, falten und kuvertieren übernimmt die Send Station. Durch den zentralen Export muss sich der Versender keine Gedanken mehr machen, wie der Empfänger erreichbar ist. Selbst zusammengehörende Sendungen, die separat angeliefert werden (beispielsweise Bescheide und Rechnungen), werden vom System erkannt und zusammengefasst. Der Versender übermittelt seine Schrift- stücke elektronisch an die Send Station – diese übernimmt automatisch alle weite- ren Schritte. Wie schließlich die Zustellung erfolgt, darüber muss sich der Versender keine Gedanken mehr machen. AUTOMATISCH DIE BESTE VERSANDART WÄHLEN Die „Duale Zustellung“: Nun schon bei über 130 Kunden im Einsatz Daher verständlich, dass immer mehr Gemeinden und Tourismusverbände für die elektronische Zustellung von Vorschreibungen und Bescheiden auf die „Duale Zustel- lung“ wechseln – diese wird inzwischen bereits von über 130 Gemeinden und Tourismusverbänden genutzt. Mit der „dualen Zustellung“ werden Vorschreibungen, Bescheide, Abrechnungsbeilagen, Rechnungen, Brie- fe und nachweisliche Sendungen entweder elektronisch oder postalisch zugestellt – je nach Erreichbarkeit des Empfängers. Stand 19