Kufgem Journal Nr. 9 | September 2013

k5 - Sonderausgabe 7 Duale Zustellung Unter der dualen Zustellung versteht man, dass (bis auf wenige Ausnahmen wie etwa Pläne) alle Schriftstücke in elektronischer Form in xml- oder pdf-Format an ein zentrales Versandservice übermittelt werden. Und das unabhängig davon, ob der Empfänger elektronisch oder postalisch erreichbar ist bzw. ob die Sendung nachweislich zugestellt werden soll oder nicht. Auf diesem Versandservice des beauftragten Dienstleisters, der „SendStation“, werden alle eingelangten Schriftstücke entsprechend der Erreichbarkeit des Empfängers automatisch verteilt: Entweder erfolgt die Übergabe an ein zentrales Postfach (etwa an „meinbrief.at“) oder als „registered Mail“. Sollte der Empfän- ger elektronisch nicht erreichbar sein, wird das Schriftstück ausgedruckt und auf dem normalen Postweg zugestellt. Und zwar ohne, dass sich die Gemeinde darum kümmern muss. Kommunale Standards Leistungskatalog: Eine umfassende Auflistung der typischen Gemein- deleistungen samt deren rechtlichen Grundlagen dient der internen Aufgabendefinition in den Gemeinden (welche Leistungen können evtl. weggelassen, gestrafft oder ausgelagert werden), der Kostentransparenz (dazu sind die einzelnen Leistungen den Posten nach der VRV zugeord- net) und der Konfiguration des elektronisches Aktes, dem Kernstück je- des E-Government-Systems. Online-Formulare: Eine einheitliche kommunale Formularsammlung für die Bundesländer Tirol und Salzburg dient dem kundenfreundlichen Anstoß der Verwaltungsverfahren rund um die Uhr von zu Hause oder vom Büro aus. Erledigungsvorlagen: Durch die Standardisierung der Erledigungsdo- kumente im Rahmen der kommunalen Verfahren (Bescheide, Zustim- mungen, Ablehnungen, Ergänzungsaufträge, Bestätigungen, etc.) ge- winnen die Gemeinden eine hohe Rechtssicherheit und Aktualität. Bei Gesetzesänderungen muss jeweils nur ein Dokument zentral rechtlich geprüft und abgeändert werden, anstatt alle Gemeinden mit dieser Auf- gabe individuell zu belasten. Verfahrensprozesse: Die einheitliche Definition und Modellierung der eigentlichen Verfahrensabläufe anhand der rechtlichen Notwendigkeiten in den Gemeinden bringt durch die Möglichkeit der Prozessoptimierung einerseits erhebliches Rationalisierungs- und damit Einsparungspoten- zial. Andererseits Verfahresleitlinien, die als amtsinterne Grundlage zur Rechtssicherheit auch im Vertretungsfall sehr hilfreich sind. Session Session ist eine Werkzeugsammlung für alle Prozesse der Sitzungsvor- und -nachbereitung: Erfassung und Verwaltung von Anträgen (Amtsberichten), Sit- zungsplanung, Tagesordnung, Einladung, Niederschrift, Beschlussverwaltung und -überwachung, Sitzungsgeld, und vieles mehr. Anwender von SessionNet erleben die vielfältigen Möglichkeiten moderner Kom- munikation. Sei es an ihrem Arbeitsplatz oder zu Hause, im Büro oder unter- wegs – der sichere Zugang zu personalisierten Daten ist gewährleistet. Vor allem für Mandatare ein wertvolles Instrument zur effektiven Arbeit. Schnittstellen Um eine sogenannte medienbruchfreie Weiterverarbeitung zu ermöglichen, ver- fügt der elektronische Akt über umfangreiche Schnittstellen direkt in die Fach- anwendungen wie beispielsweise Steuern und Abgaben (Buchungsschnittstelle), Rechnungswesen, Verfahren (Bauamt09), GIS, Lohn (LeSalaire) und Session (Sitzungsverwaltung). Einlangende Daten, zum Beispiel über Formulare vom Formularserver, werden direkt in die Fachanwendung übermittelt und können dort sofort und ohne Zwi- schenschritte weiter verarbeitet werden. Amtssignatur Unterzeichnet werden Dokumente direkt über den elektronischen Akt. Dabei wird eine unveränderbare und nicht fälschbare digitale Signatur auf dem Dokument angebracht. Damit kann der Empfänger sicher sein, dass es sich um ein Originaldokument handelt und dieses von der Gemeinde signiert wurde. Rechtlich ist die elekt- ronische Signatur bereits bestätigt und es gibt keine Notwendigkeit mehr, den Bescheid oder das Dokument auszudrucken und eigenhändig zu unterschreiben. Bürgermeldungen „buergermeldungen.com“ dient dazu, dass Bürger von registrierten Gemeinden Schäden oder Auffälligkeiten in ihrem Wohnort feststellen und ganz einfach mit dem Handy oder PC die Verantwortlichen in der Gemeinde mit einer neuen Bür- germeldung darauf aufmerksam machen können. Auf Wunsch wird der Ort über GPS lokalisiert. Eine kurze Beschreibung wird eingegeben und einer Kategorie zugeordnet, damit sie automatisch an die Zuständigen in der Gemeinde (Bauhof, Polizei, Gemeindeamt, etc.) weitergeleitet wird. Empfänger und alle registrierten Benutzer haben dann die Möglichkeit, die Bürgermeldung zu kommentieren – es kommt so zu einem echten Dialog zwischen Bürgern und Verwaltung, der für jeden über das Internet einsehbar ist. Über Statusmeldungen bzw. Informationen durch die Verantwortlichen der Gemeinde ist der Fortschritt in der Schadensbehebung jederzeit für alle nach- vollziehbar. k - rbeil g 35