Kufgem Journal Nr. 7 | September 2012

28 Kufgem Journal Nr. 7 | September 2012 M it der dualen Zustellung bietet Kufgem in Zusammenarbeit mit dem Dienstleis- ter hpc DUAL nicht nur eine bequeme- re und schnellere Versandmöglichkeit an, auch Kosten werden deutlich eingespart. Vorschreibungen, Bescheide, Abrechnungsbeilagen, Briefe und nachweisliche Sendungen werden in elektronischer Form (xml- und pdf-Format) automatisch an ein zentrales Versandservice übergeben. Auf dieser sogenannten „Send Station“ werden die Schriftstücke entsprechend der Er- reichbarkeit des Empfängers automatisch verteilt: Entwe- der erfolgt die Übergabe an ein zentrales Postfach (etwa an „meinbrief.at“) oder als „Registered Mail“ (s.Factbox). Soll- te der Empfänger elektronisch nicht erreichbar sein,wird das Die „duale Zustellung“ Automatisch die beste Versandart wählen Schriftstück ausgedruckt und auf dem normalen Postweg zugestellt. „Uns war dabei vor allem eine Lösung wichtig, die in den diversen Fachapplikationen wie beispielsweise KIM-Steuern und Abgaben, KIM-Verfahren (Bauamt) und ELAK Easy Documents integriert ist“, erklärt dazu der zuständige Kuf- gem-Produktmanager Markus Schwab. Seit Mai 2012 ist die „Duale Zustellung“ verfügbar – sowohl für Kunden aus dem kommunalen Bereich als auch für jene aus dem Tourismus oder der Privatwirtschaft. factboX Was ist ein „Registered Mail“? Bei der „Registered Mail“ hat der Empfänger seine E-Mail- Adresse sowie auch die Erlaubnis für diese Art der Zustellung beim Versender hinterlegt. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zu seinem Dokument. Eine SMS-Verständi- gung ist ebenfalls möglich. Wenn der Empfänger dieses Do- kument nicht innerhalb einer gewissen Zeit downloadet, er- hält er (sofern vom Versender gewünscht) die Sendung per Post. Nachweisliche Sendungen dürfen allerdings in dieser Form nicht übermittelt werden. Wo ist die Duale Zustellung schon im Einsatz? In den Gemeinden Anif, Kolsass, Kramsach, Stams, Stans, Umhausen, Wattens und weiteren, ferner in 16 Gemeinden in Vorarlberg und in den Tourismusregionen Mayrhofen/ Hippach, Zell/Gerlos. Auch nutzen die Landesverwaltungen in Niederösterreich, Burgenland, Kärnten, Salzburg und Vor- arlberg sowie zahlreiche Städte wie Wien, Linz, Innsbruck, Bregenz und Villach, Wirtschaftskammern, BKA, BMLV die „SendStation“ als Zustell-Service. Was sind die Vorteile unserer Lösung? Abgestimmt auf die Anforderungen von Gemeinden und Tourismusverbände. Integriert in diverse KIM-Applikationen und ELAK. Automatische Prüfung der gesetzlich verpflichtenden Zustellkopf-Abfrage. Bei meinbrief.at“ registrierte Be- nutzer bekommen damit garantiert die Sendung zugestellt. Die Zustellung als „Registered Mail“ ist die günstigste Art der Zustellung, die gleichzeitig zuverlässiger ist als ein normales E-Mail (SPAM). Die Aktivierung durch den Empfänger ist kinderleicht – komplizierte und umfangreiche Registrierungsschritte sind nicht notwendig. Auch der postalische Versand ist immer noch wesentlich günstiger als ein Selbstdruck. Drucken, falten und kuvertieren übernimmt die Send Station. Durch den zentralen Export muss sich der Versender keine Gedanken mehr machen, wie der Empfänger erreichbar ist. Selbst zusammengehörende Sendungen, die separat angeliefert werden (beispielsweise Bescheide und Rechnungen), werden vom System erkannt. Diese werden zusammengefasst und somit verringern sich vor allem bei postalischer Versandart die Kosten erheblich. Stand 14