Kufgem Journal Nr. 6

6 Kufgem Journal Nr. 6 | April 2012 J ede Gemeinde hat im Grunde dieselben Vorgänge und Tätigkeiten, die sie auf ihre eigeneWeise löst. Somit werden viele verschiedene Lösungswege für ein und dasselbe „Problem“ erschaffen. Die Frage, die sich stellt: „Wozu viele verschiedene, möglicher- weise unrunde Räder erfinden, wenn ein Einziges, gut Durchdachtes, völlig ausreicht?“ An der Entwicklung dieses einen, bestens optimierten Rades arbeitet das Team des E- Gov Projektes. Projektmitglied Klaus Exenberger: „E-Gov ist nicht – wie viele glau- ben – nur ein zur Verfügung stellen verschiedener Softwareprodukte. E-Gov ist eine Denk- und Arbeitsweise, welche die internen Abläufe optimal gestaltet. Und zwar im Sinne eines möglichst kurzen Erledigungswegs unter Berück- sichtigung der nötigen Rechtssicherheit.“ Ausgewählte Schwerpunkte bzw. Tätigkeiten der Gemeindeverwaltung wurden in Arbeitsgruppen diskutiert und gemeinsam analysiert. „In jenen Bereichen, in denen diese optimierten Abläufe auch in Programme integriert werden können, steht Kufgem als treibende Kraft hinter der Entwicklung dieser Anpassungen“, berichtet Kufgem-Prokurist und Projekt- mitglied Hansjörg Recla. Unter insgesamt 43 Gemeinden hat auch Mag. Susanne Friedl- Frischmann, Amtsleiterin der Gemeinde Ellmau, dieses Rad schon ins Rollen gebracht: „Der primäre Grund für die Ge- meinde Ellmau teilzunehmen war, unsere an und für sich schon sehr gutenArbeitsabläufe in der Gemeinde an jenen von E-Gov zu messen. Unser Interesse lag daran, in unserer Gemeinde ein- facher und dadurch auch kostengünstiger arbeiten zu können.“ „Schlussendlich kommt eine effiziente Gemeindeverwaltung mit E-Gov unseren Gemeindebürgerinnen zu Gute“, ist die Ellmau- er Amtsleiterin überzeugt. „Mit der Unterstützung von Kufgem war sowohl die Einführung neuer Programme, als auch die Nut- zung bei der täglichen Arbeit problemlos möglich.“ „DAS RAD MUSS NICHT VON JEDER GEMEINDE NEU ERFUNDEN WERDEN…“ E-Gov – die elektronische Verwaltung Die Teilnahme am Projekt „E-Gov – die elektronische Verwaltung“ gestaltet sich einfach und unkompliziert: Die erste Kontaktaufnahme erfolgt über Arno Abler. Er setzt sich mit der Gemeinde in Verbindung und erläutert gemein- sam mit Bürgermeister und Amtsleiter die Ziele. Im Anschluss wird die Gemeinde besucht und gemeinsam mit der Gemeindeführung die Einführung von E-Gov und dessen Programmen und Vorgehensweisen geklärt. In der Regel wird zuerst Easy Documents, kurz Easy - ein we- sentlicher Bestandteil der E-Gov Strategie - in der Gemeinde eingeführt. Easy stellt in der Gemeinde die zentrale Dreh- scheibe für die Dokumentenverwaltung dar. Bürger können zum Beispiel über die in E-Gov zur Verfügung gestellten Online-Formulare Anfragen stellen. Diese werden entgegen- genommen und je nach Verfahren an die zur Weiterverarbei- tung nötigen Programme weitergeleitet. Im Rahmen der Easy-Schulung und an den darauffolgenden „Kümmerertagen“, die vor Ort in der Gemeinde stattfinden, unterstützt Kufgem die Mitarbeiter bei ihren ersten Arbeits- tagen mit dem „elektronischen Akt“. In einem weiteren Schritt werden die anderen Programme, die den Gemeinden im Rahmen von E-Gov zur Verfügung gestellt werden, geschult. Zu diesen Programmen zählen neben Easy Documents auch der Formularserver, Duale Zu- stellung und Amtssignatur, sowie Session, Bürgerservice und diverse Schnittstellen zu anderen Gemeindeprogrammen.