Kufgem Journal Nr. 5 | September 2011

12 Kufgem Journal Nr. 5 | September 2011 N ehmen wir an, eine Firma mit 50 Mitar- beitern hält täglich durchschnittlich fünf einstündige Besprechungen ab. Dies ergibt im Jahr 1.000 Besprechungen. Eine solche Besprechung kostet rund 300 Euro. Das ergibt Kosten von 300.000 Euro! Besprechungs-Checkliste Achten Sie daher bei Besprechungen, zu denen Sie ein- laden oder an denen Sie teilnehmen, darauf, dass es ein konkretes, umsetzbares Ergebnis gibt. Hilfreich ist dabei diese kurze Checkliste: 1. Was soll mit dieser Besprechung erreicht werden? + Ziele festlegen + Erwartungen der Teilnehmer abklären + Einheitlichen Informationsstand zum Besprechungsthema herstellen 2. Wer leitet, moderiert und protokolliert die Besprechung? + Funktionen und Aufgaben der Teilnehmer definieren + Aufgaben festlegen Zeitfresser Besprechungen Wie Sie mit effizienten Besprechungen Zeit und Geld sparen können, erfahren Sie in der folgenden Checkliste. 3. Sind die Tagesordnung und die geplante Besprechungsdauer bekannt? + Tagesordnungspunkte durchsprechen und priorisieren + Zeitbedarf pro Punkt abstimmen und einhalten (kurz und präzise) + Abweichungen von der Tagesordnung und dem Zeitbudget ansprechen + Eindeutige Beschlüsse und klare Entscheidungen mit konkretenVereinbarungen treffen 4. Visualisieren! + Präsentationen, Ideen, Zwischenergebnisse etc. mit Flipchart, Pinnwänden, Beamer usw. unterstützen + „Roten Faden“ schaffen, der den Teilnehmern Orientierung bietet 5. Protokollieren und informieren! + Ergebnisse der Besprechung zusammenfassen + Schriftlich festhalten „Wer macht was bis wann?“ + WeitereVorgehensweise klären Besprechungen ohne Ergebnis kosten Zeit und Geld.