Kufgem Journal Nr. 4 | Mai 2011

M it der „dualen Zustellung“ werden Vorschreibungen, Bescheide, Abrech- nungsbeilagen, Rechnungen, Briefe und nachweisliche Sendungen entweder elek- tronisch oder postalisch zugestellt – je nach Erreichbar- keit des Empfängers. Viele Gemeinden nützen „Bürgerportal.at“ für die elek- tronische Zustellung von Vorschreibungen und Beschei- den. Die Beteiligung der Bürger ist dabei sehr unter- schiedlich, in manchen Orten sind es gerade mal zwei, in anderen ein paar hundert. Briefe, Bescheide,Vorschrei- bungen und jede Menge sonstige Schriftstücke werden täglich ausgedruckt und postalisch zugestellt. Das kostet Zeit und Geld – vor allem die nachweislichen Rsa- oder Rsb-Zustellungen sind kostenintensiv. Mit der dualen Zustellung bietet Kufgem in wenigen Wochen in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister hpc DUAL nicht nur eine bequemere und schnellereVersand- möglichkeit an, auch Kosten werden deutlich eingespart. Bis auf wenige Ausnahmen (wie etwa Pläne) können alle Schriftstücke in elektronischer Form im xml- oder pdf- Format an ein zentrales Versandservice übergeben wer- den. Und das unabhängig davon, ob der Empfänger per E-Mail oder postalisch erreichbar ist bzw. ob die Sendung nachweislich zugestellt werden soll oder nicht. Auf der sogenannten „Send Station“, demVersandservice von hpc DUAL, werden alle Schriftstücke entsprechend der Er- reichbarkeit des Empfängers automatisch verteilt: Entwe- der erfolgt die Übergabe an ein zentrales Postfach (etwa an „meinbrief.at“) oder als „Registered Mail“ (s. Fact- box). Sollte der Empfänger elektronisch nicht erreichbar sein, wird das Schriftstück ausgedruckt und auf dem nor- malen Postweg zugestellt. „Uns war dabei vor allem eine Lösung wichtig, die in den diversen Fachapplikationen wie beispielsweise KIM- Steuern und Abgaben, KIM-Verfahren (Bauamt) und ELAK Easy Documents integriert ist“, erklärt dazu der zuständige Kufgem-Produktmanager Markus Schwab. Ab Juni 2011 wird dieser Dienst verfügbar sein – sowohl für Kunden aus dem kommunalen Bereich als auch für jene aus demTourismus oder der Privatwirtschaft.Nähere Informationen bei Markus Schwab (schwab@kufgem.at) sowie ab Juni auch auf der Kufgem-Homepage. Was ist ein „Registered Mail“? Bei der „Registered Mail“ hat der Empfänger seine E- Mail-Adresse sowie auch die Erlaubnis für diese Art der Zustellung beim Versender hinterlegt. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zu seinem Dokument. Eine SMS-Verständigung ist ebenfalls möglich. Wenn der Empfänger dieses Dokument nicht innerhalb einer gewissen Zeit downloadet, erhält er (sofern vom Versender gewünscht) die Sendung per Post. Nachweis- liche Sendungen dürfen allerdings in dieser Form nicht übermittelt werden. Wo ist die Send Station schon im Einsatz? Viele Gemeinden in Vorarlberg setzen ein Vorgängermodell dieser Lösung bereits seit mehr als einem Jahr ein. Auch nutzen die Landesverwaltungen in Niederösterreich, Bur- genland, Kärnten, Salzburg und Vorarlberg sowie zahlrei- che Städte wie Wien, Linz, Innsbruck, Bregenz und Villach, Wirtschaftskammern, BKA, BMLV die „Send Station“ als Zustell-Service. Was sind dieVorteile unserer Lösung? • Abgestimmt auf die Anforderungen von Gemeinden und Tourismusverbände. • Integriert in diverse KIM-Applikationen und ELAK. • Automatische Prüfung der gesetzlich verpflichtenden Zustellkopf-Abfrage. Bei „meinbrief.at“ registrierte Benutzer bekommen damit garantiert die Sendung zugestellt. • Die Zustellung als „Registered Mail“ ist die günstigste Art der Zustellung, die gleichzeitig zuverlässiger ist als ein normales E-Mail (SPAM). Die Aktivierung durch den Empfänger ist kinderleicht – komplizierte und umfang- reiche Registrierungsschritte sind nicht notwendig. • Auch der postalische Versand ist immer noch wesentlich günstiger als ein Selbstdruck. Drucken, falten und kuvertieren übernimmt die Send Station. • Durch den zentralen Export muss sich der Versender keine Gedanken mehr machen, wie der Empfänger erreichbar ist. • Selbst zusammengehörende Sendungen, die separat angeliefert werden (beispielsweise Bescheide und Rechnungen), werden vom System erkannt. Diese werden zusammengefasst und somit verringern sich vor allem bei postalischer Versandart die Kosten erheblich. Der Versender übermittelt seine Schriftstücke elektronisch an die Send Station – diese übernimmt dann automatisch alle weiteren Schritte. Wie schließlich die Zustellung erfolgt, darü- ber muss sich der Versender keine Gedanken mehr machen. factbox Die „duale Zustellung“: Automatisch die beste Versandart wählen Ab Juni 2011 bietet Kufgem die „duale Zustellung“ an.