Kufgem Journal Nr. 3 | September 2010

Suchen Sie noch oder finden Sie schon? Dokumentenmanagementsystem EASY macht Schluss mit Ablageproblemen Die Tiroler Gemeinde Breitenbach setzt seit rund 9 Monaten auf EASY Documents. Kufgem JOURNAL hat bei Hermann Hohlrieder, Buchhalter der Gemein- de, Iris Zenhäusern und Klaus Exenberger, den EASY-Betreuern bei Kuf- gem, nachgefragt. Kufgem JOURNAL: Herr Hohlrie- der, Sie verwenden nun seit über 9 Monaten EASY Documents als ASP-Lösung. Haben Sie sich schon an das neue Ablagesystem ge- wöhnt? Hermann Hohlrieder: Vor kurzem hatten wir noch Archivschränke, die aus allen Nähten platzten, Papierberge, undurchschaubare Dokumentenwege und mehrfache Kopien eines Dokuments – das elektronische Dokumentenma- nagement und Archiv schafft hier Abhilfe. Wir haben uns sehr rasch an das neue System gewöhnt, vor allemweil wir gemerkt haben, dass wir die gewünschten Dokumente schneller finden als früher. Kufgem JOURNAL: Welche Vortei- le bietet EASY ASP? Klaus Exenberger: Die Software liegt auf dem Server unseres Kuf- gem-Datencenters und wird über Internet aufgerufen. Es ist damit keine Software-Installation am Ar- beitsplatz des Kunden notwendig. Und damit natürlich auch keine aufwändigen Software-Updates. Ein weiterer großer Vorteil ist die Datensicherung, die im Kufgem- Datencenter erledigt wird. Kufgem JOURNAL: Was passiert mit Dokumenten, die in Papier- form vorliegen? Hermann Hohlrieder: Eingangs- dokumente in Papierform werden mit einem leistungsfähigen Do- kumentenscanner gescannt. Die Verarbeitung erfolgt großteils au- tomatisch und die Belege (in der Regel PDF-Dokumente, Anm. d. Redaktion) werden dem Sachbe- arbeiter zugeteilt. Das geht sehr einfach und schnell. Kufgem JOURNAL: Unterstützt das System auch die gewohnten Arbeitsabläufe? Hermann Hohlrieder: Im Docu- ments wird ein Beleg in Anlehnung an gewohnte Arbeitsabläufe abge- arbeitet. Er kann im System an die zuständigen Mitarbeiter verteilt, per E-Mail versandt und falls nötig auch wieder ausgedruckt werden. Bis zur endgültigen Ablage kann der Beleg bzw. Akt in EASY Docu- ments um zugehörige Dokumente, Daten aus externen Datenbanken, E-Mails und sonstige Informatio- nen erweitert werden. Kufgem JOURNAL: Wie sieht es mit Schnittstellen zu anderen Ap- plikationen aus? Hermann Hohlrieder: Wir nüt- zen sehr intensiv die KIM-EASY- Hermann Hohlrieder, Buchhalter der Gemeinde Breitenbach, ist ein überzeugter EASY-Anwender. Kufgem JOURNAL traf ihn in der Gemeinde zum Interview. Schnittstelle. Dadurch ist es mög- lich, direkt aus dem KIM (SA, RW) per Knopfdruck den gewünschten Steuerakt oder notwendige Rech- nungsbelege zu öffnen. Das er- leichtert die täglicheArbeit enorm. Kufgem JOURNAL: „Endgültige Ablage“ …was ist damit gemeint? Iris Zenhäusern: Nach Abschluss der Bearbeitung in EASY Docu- ments erfolgt die revisionssichere Archivierung. Im Archiv werden die Belege entsprechend den ge- setzlichen Bestimmungen unver- änderbar gespeichert und für die Suche zur Verfügunggestellt. Jedes Dokument kann innerhalb weni- ger Sekunden zielgenau gefunden werden. Kufgem JOURNAL: Herr Hohlrie- der, wie ist nun Ihr Fazit nach 9 Monaten? Hermann Hohlrieder: Wir sind mit der Einführung des DMS-Systems sehr zufrieden und auch froh, die- sen zukunftsorientierten Schritt gemacht zu haben. Für die steigende Informationsflut braucht man einfach Systeme, die einem das Leben erleichtern und hier bietet sich EASY Documents wirklich sehr gut an. Besonders toll finde ich, dass man nicht die komplette Gemeinde auf einmal umstellenmuss, sonderndassman die Umstellung abteilungsspezi- fisch durchführen kann. Kufgem JOURNAL: Was war für Sie persönlich der größte Nutzen durch die Einführung von EASY Documents ? Hermann Hohlrieder: Einer der größten Vorteile ist meiner Mei- nung nach, dass die Schriftstücke nicht mehr in den verschiedenen Abteilungenabgelegtwerden. Und natürlich auch, dass nun jeder Mit- arbeiter zu jeder Zeit problemlos auf dieselben Informationen zu- greifen kann. Kufgem JOURNAL: Vielen Dank für das Gespräch! Ausgabe 3 September 2010 18 Kufgem JOURNAL