Kufgem Journal Nr. 3 | September 2010

14 Kufgem JOURNAL Ausgabe 3 September 2010 Acta Nova: Der kommunale ELAK Elektronische Verfahrensabwicklung und Aktenmanagement Jede Gemeinde ist mit der Bearbeitung von un- zähligen Geschäftsfällen und Akten konfrontiert. Acta Nova bietet Ihnen die elektronische Unter- stützung, die Sie für eine durchgängige Bearbei- tung – vom Antrag bis zur Zustellung – brau- chen! Acta Nova ist eine flexible ELAK- Software, die auf den Bedarf von Gemeinden und Städten abge- stimmt ist. Es eignet sich für die Verwaltung verschiedener kom- munaler Aufgaben und vereint alle wichtigen Funktionen einer elektronischen Aktenablage: Vom Erfassen der Eingangsdokumen- te aus unterschiedlichen Quellen (z.B. Briefpost, E-Mails und For- mulare), der Registrierung und Protokollierung, über die interne Bearbeitung bis hin zu Abfertigung und Versand. Vorlagen erleichtern die Bearbeitung Unterstützt wird dieses Vorgehen durch vorgefertigte Vorlagen, die automatisch mit Daten aus dem elektronischen Akt gefüllt werden. Sowird die Abwicklung für den An- wender nicht nur vereinfacht, son- dern auch beschleunigt. Dr.RonaldSallmann,Mitentwickler vonActaNova,zeigtsichüberzeugt: „E-Anträge werden automatisch in den Posteingang übermittelt und ausgewählte Daten an den richti- gen Stellen im elektronischen Akt eingefügt. Auch E-Mails können auf Knopfdruck aus Outlook über- nommen und verschiedene Doku- mente einfach per Drag and Drop in den elektronischen Akt gezogen werden.“ Dadurch werden alle re- levanten Unterlagen gesammelt Das elektronische Aktenverwaltungssystem Acta Nova bringt Ordnung in den Alltag. und in Acta Nova verwaltet, so Dr. Sallmann, der heuer aucheiner der Referenten beim Kufgem-Kunden- treffen ist. Ein gängiger Webbrowser genügt Acta Nova ist eine reine Weban- wendung. Das bedeutet, dass kei- ne Installation auf den einzelnen Arbeitsplätzen der Gemeindebe- diensteten notwendig ist. Ein gän- giger Webbrowser, der im Prinzip auf jedem PC bereits standardmä- ßig installiert ist, reicht völlig aus. Prozessorientiertes Arbeiten DieLogik vonActaNovabasiert auf prozessorientiertem Ar- beiten, Aufgaben und Abläufe werden also systematisch und Schritt für Schritt anhand eines Workflows abgearbeitet. Die Vorteile dieser Vorgehens- weise sind, dass immer der Nutzen des Kunden bzw. des Bürgers im Vordergrund steht und abteilungsorientiertes Denken in den Hintergrund gestellt wird. Dadurch können unnötige Entscheidungswege abgekürzt und Medienbrüche vermieden werden. Acta Nova unterstützt dies bestmöglich, indem die ein- zelnen Arbeitsschritte grafisch dargestellt und definiert wer- den. Der Arbeitsvorrat stellt alle offenen Aktivitäten dar. Er ermöglicht nicht nur die Abarbeitung dieser Aktivitä- ten, auch die Abbildung von organisatorisch durchzufüh- renden Arbeitsschritten und definierten Wiedervorlagen ist möglich. Trotz der fachlichen Vorteile bietet Acta Nova auch Kom- fort-Elemente. Die Prozesse können gezoomt und deren Ausrichtung geändert werden. Der Erledigungsstatus von Ak- tivitäten wird in Echtzeit farb- lich dargestellt. FACT box