Kufgem Journal Nr. 3 | September 2010

10 Kufgem JOURNAL Ausgabe 3 September 2010 Nachrichtenflut: Fast 2.000 E-Mails allein in Österreich ... pro Sekunde! Kufgem JOURNAL gibt ein paar Tipps zum richtigen Umgang Die Kommunikation per E-Mail ist mittlerweile unverzichtbar – sowohl beruflich wie auch privat. Offizielle Aufzeichnungen über den Umfang des Mailverkehrs gibt es in Österreich dazu nicht, Schätzungen gehen von etwa 56 Milliarden E- Mails pro Jahr aus. Viel zu viele dieser E-Mails enthal- ten jedoch missverständliche, un- vollständige oder für den Empfän- ger nicht relevante Informationen. Wie Sie es besser machen können, erfahren Sie anhand unserer nütz- lichen Tipps und Tricks. Die Betreffzeile als erste Orientierungshilfe Häufig fehlt der Betreff zur Gänze, wodurch wichtige E-Mails gerne übersehen werden. Achten Sie vor dem Abschicken also immer dar- auf – oder vertrauen Sie auf Office 2010. Dort werden Sie beim Klick auf Senden über einen fehlenden Betreff informiert und können die- ses Missgeschick noch rechtzeitig beheben. E-Mails mit unklarem oder zu allgemein gehaltenem Be- treff können vom Empfänger nur schwer zugeordnet werden und bleiben liegen. Überlegen Sie sich also immer, ob Ihr Betreff gut ge- wählt ist! Hilfreich ist dabei, den Betreff erst nach der Nachricht zu schreiben und Stichwörter zu verwenden. Somit können relativ viele Infor- mationen mit wenigen Worten übermittelt werden. Einen Schritt weiter geht die Verwendung von Betreffzeilen- Kürzeln. Personen, die häufig in E- Mail-Kontakt stehen, verwenden einheitliche Buchstaben zur Signa- lisierung verschiedener Aktionen. So kann zum Beispiel ein „I“ für In- formation stehen und bedeuten, dass der Empfänger nicht darauf reagieren muss, sondern die E- Mail rein zur Information gedacht ist. WeitereMöglichkeiten sind „F“ für Frage und „A“ für Aufgabe. E-Mail-Verfassen richtig gemacht Groß- und Kleinschreibung, Anre- de und Grußformel gehören auch bei E-Mails zum guten Ton. Auch vergessene Anhänge machen kei- nen professionellen Eindruck – deshalb Attachments immer vor dem Schreiben des Textes anhän- gen! Die wichtigsten Informationen sollten am Anfang stehen. Häufig wird der Text bei nicht relevanten Informationen nur überflogen oder gar nicht mehr zu Ende ge- lesen. Auch die Lesbarkeit einer E-Mail erleichtert die Aufnahme von Informationen, so können zum Beispiel Leerzeichen und Absätze, aber auch Aufzählungen die Über- sichtlichkeit verbessern. Mit guter Organisation den Überblick bewahren Wer sich von eintreffenden E-Mails immer in seiner Arbeit unterbre- chen lässt, kommt nicht weit. Schalten Sie die Benachrichtigung für eingehende E-Mails ab (siehe Randspalte „Tipps & Tricks“) und überprüfen Sie Ihren Posteingang erst dann, wenn Sie eine Arbeit abgeschlossen haben. Achten Sie darauf, dass Ihr Post- eingang nie zu voll wird. Verschie- ben Sie E-Mails in Ordner, um den Überblick zu bewahren und markieren Sie sie zur Nachverfol- gung (siehe Randspalte „Tipps & Tricks“). So verlieren Sie garantiert nie den Überblick! Damit E-Mails nicht zur Belastung werden, gilt es, ein paar Regeln einzuhalten. E-Mails zur Nachverfol- gung markieren 1. In Ihrer E-Mail-Über- sicht finden sie am rechten Rand jeder E-Mail ein Fahnen-Symbol. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und es erscheint folgendes Menü: 3. Wählen Sie den passenden Termin und das E-Mail er- scheint in Ihrer Aufgaben- liste zum gewünschten Zeit- punkt. E-Mail Benachrichti- gung ausschalten 1. Wählen Sie Extras > Optio- nen. 2. Klicken Sie im Register Ein- stellungen auf E-Mail-Opti- onen. 3. Klicken Sie auf Erweiterte E- Mail-Optionen. 4. Deaktivieren Sie die Check- box „Desktopbenachrichti- gung anzeigen“. E-Mails schnell finden 1. In Ihrer E-Mail-Übersicht finden Sie rechts oben ein Suchfeld „Posteingang durchsuchen“. 2. Klicken Sie in das Feld und geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Es kann so- wohl nach Namen als auch nach einzelnen Schlagwor- ten der Betreffzeile oder des E-Mail-Textes gesucht werden. 3. Alle E-Mails, die das entspre- chende Suchkriterium ent- halten, werden angezeigt. 4. Mit Klick auf das x neben der Suchleiste werden wieder alle E-Mails in Ihrem Post- eingang angezeigt. tipps& tricks