Kufgem Journal Nr. 2 | März 2010

17 Kufgem JOURNAL Ausgabe 2 März 2010 Alle Sitzungsunterlagen mit nur einem Mausklick Das Modul „Session-Druckauftrag“ erleichtert die Vorbereitungsarbeiten deutlich Gute Unterlagen sind die Grundvoraussetzung erfolgreicher Sitzungen. Diese können nun sehr einfach erstellt und in kompakter Form an Man- datare verteilt werden. „Immer wieder wurde seitens der Mandatare unserer Kunden der Wunsch geäußert, sämtliche Sitzungsunterlagen kompakt ver- fügbar zu haben“, erinnert sich Jürgen Weidner, Session-Experte bei Kufgem. Session Sitzungsma- nagement bietet hierfür nun ein eigenständiges Modul – den Ses- sion-Druckauftrag. „Damit lassen sich beliebig viele Mobile Sync: Und Sie sind immer bestens informiert E-Mails, Termine, Notizen und Kontakte im Auge zu behalten erfordert immer mehr Mühe und Aufmerksamkeit. Da aber ein Ar- beitsalltag ohne diese Ressourcen auch nicht mehr vorstellbar ist, gilt es, diese Kommunikationsmittel möglichst effektiv und effizient für sich zu nutzen. Dabei unterstützt Sie Microsoft MobileSync auf gan- zer Linie. Diese Software ermöglicht das Aktualisieren Ihrer Daten auf all Ihren Geräten. Ob Laptop, PDA oder Handy – überall haben Sie Ihr Outlook fest im Griff. Bestehende Daten können synchronisiert und neue Daten empfangen werden. Dokumente zu einem PDF-Sam- meldokument zusammenfassen. Egal ob es sich um das Zusam- menstellen aller Dokumente zu einem Antrag oder zu einer Sit- zung handelt“, so Weidner. Ein In- haltsverzeichnis wird automatisch erstellt und ist vor allem bei um- fangreichen Unterlagen ein großer Vorteil. Entlastung für alle „Wir verwenden dieses Modul schon seit einiger Zeit. Die unkom- plizierte Informationsweitergabe im passwortgeschützten Manda- tar-Infoportal entlastet auch die Sachbearbeiter im Stadtamt“, weiß Mag. Peter Reifberger von der Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee zu berichten. „Mei- ne Kolleginnen brauchen nur die Auswahl der relevanten Beilagen zu treffen, alles andere wird von Session vollkommen automatisch verwaltet.“ Die seit kurzer Zeit verfügbare Ver- sion4.0bietet nocheinenweiteren Vorteil: Der Schutz personenbezo- gener Daten bei der Darstellung im Internet wurde verbessert. So können Dokumente einerseits ge- schwärzt (schwarzer Balken über datenschutzrelevanten Inhalten) und andererseits auch automa- tisch von der Recherche ausge- schlossen werden. Der Bereich Session Net bietet eine ausge- baute themenorientierte Markie- rungsfunktion. Eine dem Lesefluss entsprechende Darstellung der In- halte sichert einen leichten Zugang zu Informationen. Die bewährte einfache Bedienung und die hohe Funktionalität wurden mit der neuen Version noch weiter verbessert. Hauptaugenmerk leg- te man vor allem auf die neuen Möglichkeiten von Windows 7, um Arbeitsprozesse noch weiter zu ver- bessern. Mag. Peter Reifberger und Sachbearbeiterin Hermi Rausch setzen das Modul Session-Druckauftrag regelmäßig ein. Datenschutzre- levante Inhalte können sehr einfach geschwärzt werden.