Kufgem Journal Nr. 2 | März 2010

EASY ASP macht´s einfach: Effektiv alle Daten gemeinsam verwalten Auch ohne hohe Hardwarekosten ein DMS-System nutzen Steigende Informations- flut überall. Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Rechnungen, E-Mails, Schriftstücke und ande- re Dokumente. Für ein effizientes Arbeiten ist es wichtig, diese Infor- mationen zu ordnen. Die Lösung ist einfach – und heißt EASY. Kufgem hat schon vor einigen Jahren mit der Suche nach einer geeigneten Dokumentenmanage- ment-Lösung begonnen und in der Firma EASY AG einen starken und kompetenten Partner gefunden. Für den kommunalen Bereich sind vor allem die Schnittstellen zur Software KIM, zur Bauamtslösung und für den GIS-Bereich interes- sant. Auch die Amtssignatur wird schon bald realisiert. Die Durch- führung eines Rechnungsein- gangs-Workflows garantiert eine rasche und einfache Bearbeitung der eingescannten Rechnungen. Neu ist, dass es nun auch ohne hohe Hardwarekosten möglich ist, die Vorteile des Dokumentenma- nagement-Systems zunutzen: Easy ASP, die zentral bei Kufgem im Da- tencenter laufende DMS-Lösung, macht es möglich. EASY ASP bietet Vorteile „Vor allem das Thema Datensi- cherheit war für uns wichtig. Eine optimal abgestimmte Datensiche- rung gewährleistet, dass zukeinem Zeitpunkt Informationen verloren gehen können. Dies ist das um und auf bei DMS-Systemen“, weiß Klaus Exenberger, Software-Be- Die Gemeinde Fließ zählt zu den EASY ASP-Kunden der ersten Stunde. treuer von Kufgem. Ein weiterer Vorteil ist auch, dass Programmupdates nicht vom Kun- den selbst einzuspielen sind. „Die- se Arbeit wird von uns außerhalb der regulären Arbeitszeiten über- nommen, daher entstehen keine lästigen Ausfallzeiten“, ergänzt seine Kollegin Iris Zenhäusern. Mit den beiden Tiroler Gemein- den Fließ und Breitenbach wurden bereits die ersten Kunden erfolg- reich auf das neue ASP-System umgestellt. Weitere folgen in den nächsten Wochen. Das bunte Ei Es genügt nicht mehr, Kunden zufriedenzustel- len, denn „nur“ z u f r i e d e n e Kunden sind ab- wanderungs - williger denn je. Wer Kunden langfristig binden will, muss überraschen, ver- blüffen und begeistern. Humorvoll und praxisnah zeigt der Autor Ralf R. Strupat an- hand vieler Beispiele aus Han- del und Industrie, Handwerk und Dienstleistung, wie Unter- nehmen zu bunten Eiern wer- den: anders, unverwechselbar, einzigartig. Ralf R. Strupat; Orell Füssli- Verlag, 2008, 2. Auflage, 240 Seiten, € 24,- ISBN 978-3-280- 05265-5 Zeitmanagement für Systemadministratoren Systemadminist- ratoren sind also keine Unterpro- zesse des Com- pu t e r sy s t ems . Überraschung? Nein, denn je- der Administ- rator kennt das Problem: Zeit. Zeitprobleme von Unterprozessen lassen sich relativ einfach lösen. Die eines Menschen jedoch nicht ganz so einfach. Oder doch? Thomas A. Limoncelli hat sich mal die andere, menschliche Seite der Systemadministra- tion angeschaut und bietet mit Zeitmanagement für Sys- temadministratoren effektive Lösungen und Lösungsansätze für Organisationsprobleme, die etwa durch Fälligkeiten und gleichzeitige, tägliche An- forderungen von Mitarbeitern entstehen. Thomas A. Limoncelli; O‘Reilly-Verlag, 2006, 206 Seiten, € 24,90 ISBN-13: 978- 3897214651 BUCH tipps Einer oder mehrere Arbeitsplätze im Gemeindeamt werden mit ei- ner Möglichkeit zur Verarbeitung diverser Belege (Rechnungen, Posteingang, Verträge,…) ausge- stattet. Dabei sind nicht nur eigenständi- ge Dokumentenscanner, sondern oftmals auch bereits im Gemein- deamt verfügbare Multifunktions- geräte mit integrierter Scanfunk- tion möglich. Nach einer kurzen Einschulung vor Ort ist der Mitar- beiter imStande, perMausklickdie Dokumente in das DMS abzulegen. Liegt das Dokument in Papierform vor, wird für den Scan-Vorgang So einfach funktioniert EASY Die zwei EASY-Betreuer Iris Zenhäusern und Klaus Exenberger. Easy Capture ver- wendet. Bereits in elektronischer Form verfügbare Doku- mente (PDF-Datei- en, E-Mails,…) kön- nen in neue elek- tronische Akten (Mappen) eingefügt werden. Das System bietet professionelle Such- methoden, um gespeicherte Do- kumente jederzeit schnell wieder zu finden. Ergebnisse können Drit- ten per E-Mail zugestellt werden. Besonders effektiv ist die direkte Beleganzeige imBuchhaltungspro- gramm. Die Mitarbeiter der Buch- haltung werden schon nach kurzer Zeit nicht mehr auf diese Funktion verzichten wollen! Ausgabe 2 März 2010 16 Kufgem JOURNAL