Das Kommunal Management Center Osttirol (KMCO) ist eine Kooperation der Gemeinden Gaimberg, Iselsberg-Stronach, Oberlienz, Schlaiten und St. Johann im Walde. Seit April 2020 unterstützt das KMCO ihre Mitglieder bei der rechtssicheren Bearbeitung und Abwicklung von Bauverfahren. Kufgem liefert dafür die passenden Softwarelösungen.

Zusammenarbeit verschafft zahlreiche Vorteile

Verwaltungsaufgaben für Klein- und Kleinstgemeinden werden immer umfangreicher und oft nur von wenigen Mitarbeitenden in der Gemeinde bewältigt. So bleibt wenig Zeit für den Bürgerservice. Deshalb wurde das Projekt KMCO mit dem Schwerpunkt Baurechtsverwaltung gegründet. Eine Juristin und eine Sachbearbeiterin kümmern sich gemeinsam um die Bauverfahrensabwicklung der fünf Partnergemeinden. Das schafft Ressourcen für andere Aufgabenbereiche in den Gemeinden.

Die Gemeindeämter werden entlastet, die Rechtssicherheit steigt und die Bauverfahren werden standardisiert, effizient und kompetent abgewickelt. 

^{Bernhard Webhofer, Bürgermeister der Gemeinde Gaimberg und Geschäftsstellenleiter der KMCO.}

Kufgem unterstützt mit Lösungen

Bauverfahren werden digital durch das KMCO in k5 Verfahren angelegt. Die Softwarelösung bietet vielseitige Schnittstellen zu anderen Produkten der k5 Familie und zu verschiedenen Registern. „Dank der Schnittstellen, lassen sich beispielsweise tagesaktuelle Grundbuchsabfragen integrieren. Die entsprechenden Verfahrensbeteiligten werden anschließend noch mit dem Zentralen Melderegister abgeglichen“, erklärt Bernhard Webhofer.

Auch das k5 DMS kommt zum Einsatz: Nach dem erstmaligen Speichern eines Verfahrens erstellt das Dokumentenmanagementsystem automatisch einen elektronischen Akt. Dort können alle relevanten Schriftstücke zu dem Verfahren gesammelt abgelegt werden. „Zugriff auf die digitale Aktenführung haben sowohl die Expertinnen der KMCO als auch die jeweiligen Partnergemeinden. Diese werden automatisch über k5 DMS informiert und sind somit immer über den aktuellen Verfahrensstand informiert.“, so Webhofer weiter.

Per Amtssignatur haben BürgermeisterInnen die Möglichkeit alle Schriftstücke digital zu signieren. In einem weiteren Schritt erfolgt die duale Zustellung dieser Dokumente durch die KMCO. „Die Unterfertigung von Schriftstücken erfolgt digital ganz einfach per Mausklick, das erleichtert den Arbeitsalltag, erspart viele überflüssige Wege als auch Papier“, erläutert Bernhard Webhofer.

Mehr Gemeinden, mehr Bauverfahren, mehr Kufgem

Gerne würde das KMCO noch um zwei bis drei weitere Gemeinden wachsen und sich um die Abwicklung derer Bauverfahren kümmern. Laut Webhofer setzen sie auch bei künftigen Projekten auf die richtige Software:

„Die Softwarelösungen von Kufgem sind für das Arbeiten innerhalb unserer Kooperation sehr entscheidend. Das standardisierte Abhandeln jeglicher Verfahren zusammen mit der Expertise unserer Spezialistinnen ermöglicht eine sehr effiziente Arbeitsweise.“

^{Bernhard Webhofer, Bürgermeister der Gemeinde Gaimberg und Geschäftsstellenleiter der KMCO.}

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